Сотрудничество с самозанятыми: все за и против

С 2019 года в России действует специальный налоговый режим: исполнители выполняют работы и оказывают услуги физическим и юридическим лицам, уплачивая НПД — налог на профессиональный доход. Рассказываем, почему бизнесу выгодно сотрудничать с самозанятыми, какие сложности могут возникнуть и на что обратить внимание, чтобы избежать проблем.

Плательщики НПД, которых также называют самозанятыми, — это физические лица, деятельность которых регулируется законом от 27.11.2018 №422-ФЗ. Они не сдают отчётность, самостоятельно платят налог на профессиональный доход. Они также не могут использовать контрольно-кассовую технику.

У плательщиков НПД широкий выбор деятельности, но всё же есть некоторые ограничения. В 2024 году самозанятым, как и ранее, нельзя: 

• продавать товары не собственного производства;
• продавать товары, которые облагаются акцизами или подлежат маркировке;
• добывать и продавать полезные ископаемые;
• принимать платежи при доставке товара — за исключением ситуации, когда чек выдаётся с помощью кассы, которая зарегистрирована на продавца;
• вести деятельность в интересах третьих лиц по агентскому договору, договору поручения или комиссии.

Основной инструмент взаимодействия самозанятого и ФНС — мобильное приложение «Мой налог» для смартфонов и планшетов. Оно учитывает доходы, даёт возможность формировать чеки при получении вознаграждения за выполненные работы или оказанные услуги, а также автоматически рассчитывает сумму налога. Самозанятый платит: 

• 4% с поступлений от физлиц;
• 6% с поступлений от юрлиц и ИП.

Самозанятость можно сочетать с работой по трудовому договору. Но одна и та же организация или ИП не могут одновременно выступать для плательщика НПД работодателем и заказчиком.

Такой налоговый режим доступен не только гражданам Российской Федерации. В качестве плательщиков НПД имеют право зарегистрироваться граждане Украины и государств ЕАЭС: Армении, Беларуси, Казахстана, Киргизии.

Сложности могут возникнуть как у самозанятого, так и у компании или ИП, для которых он выполняет работы или оказывает услуги.
Проблемы, с которыми могут сталкиваться плательщики НПД, — это: 

• недобросовестность заказчиков — при работе без договора есть вероятность не получить деньги;
• сложности при получении кредитов, оформлении льгот, пособий;
• отсутствие социальных гарантий, возможности получать пособие по безработице — впрочем, предусмотрена возможность делать взносы в СФР добровольно;
• ограничение по годовому доходу, который не может превышать 2,4 млн рублей.

Для компаний и ИП существуют следующие проблемы: 

• запрет на сотрудничество с бывшими сотрудниками: можно выполнить работы или оказать услугу бывшему работодателю в качестве самозанятого не ранее чем через 2 года после увольнения;
• превышение допустимого лимита по доходу: в соответствии с законодательством, самозанятый, годовой доход которого составил более 2,4 млн рублей, не может применять специальный налоговый режим, и тогда заказчик, с которым он сотрудничает, будет вынужден уплатить за исполнителя НДФЛ и страховые взносы;
• отсутствие закрывающих документов: по закону плательщик НПД должен выдать только чек, который подтверждает факт получения вознаграждения, но организациям и индивидуальным предпринимателям также желательно получать от исполнителей акты выполненных работ или оказанных услуг;
• переквалификация отношений в трудовые: это может произойти по итогам запроса или проверки, проведённой налоговой и трудовой инспекцией.

Компаниям удобно сотрудничать с плательщиками НПД. Главное — делать это в соответствии с требованиями закона, не пытаться использовать различные схемы для уклонения от налогов.

Привлечение самозанятых к выполнению разовых работ или оказанию услуг выгодно для бизнеса, потому что за таких исполнителей не надо платить налоги и уплачивать страховые взносы. Самозанятый самостоятельно уплачивает налог на профессиональный доход. Заказчик также не должен оплачивать исполнителю отпуск, больничный, компенсировать его расходы.

С плательщиками НПД не нужно вести кадровую отчётность, потому что самозанятые не являются штатными сотрудниками. Это очень удобно для бизнеса. Можно привлекать исполнителей, а затем прекращать отношения с ними без бюрократических проволочек.

Также компания-заказчик получает возможность быстро найти квалифицированных исполнителей: 

• для краткосрочных разовых проектов: например, если надо сделать ремонт в офисе или провести маркетинговое исследование рынка;
• при резком росте нагрузки: можно привлекать плательщиков НПД в зависимости от сезонности, спроса, масштаба проектов и прекращать взаимодействие с ними, если в этом больше нет необходимости.

Некоторые компании не могут нанять в штат высококвалифицированного специалиста — такие кадры дорого стоят. Но на проектную работу можно взять исполнителя с необходимой квалификацией без необходимости платить ему оклад даже тогда, когда для него нет задач. Такого специалиста не требуется обучать, и он сразу может подключиться к выполнению задачи. При этом для него не нужно создавать дополнительное рабочее место.

Серьёзная проблема, с которой сталкиваются организации, привлекающие внештатных исполнителей, — недостаточно чёткое понимание различий между сотрудником и самозанятым, привлечённым для того, чтобы он сделал конкретную работу.

У плательщика НПД не может быть должностных обязанностей. Он не должен подчиняться графику, распорядку рабочего дня, установленному в компании, соблюдать трудовую дисциплину. Он обязан лишь в срок и качественно выполнить задачу, указанную в договоре.

При составлении договора важно придерживаться правильной терминологии. Нельзя использовать слова «работодатель», «сотрудник», «зарплата». Вместо них используются «заказчик», «исполнитель», «вознаграждение». Нежелательно переводить вознаграждение в тот же день, когда штатные сотрудники получают зарплату.

Некоторые компании принуждают исполнителей к оформлению самозанятости, после чего заключают с ними договоры гражданско-правового характера. Это нарушение закона. Если налоговая или трудовая инспекция это обнаружат, отношения между компанией и исполнителями будут переквалифицированы в трудовые. Для организации это означает штраф и необходимость: 

• заплатить неуплаченные налоги и страховые взносы с начала сотрудничества;
• заплатить пени за весь срок неуплаты;
• выплатить компенсации сотрудникам, если они посчитают, что их права были нарушены.

Также компания может пострадать из-за того, что исполнитель утратил статус самозанятого, но не сообщил об этом заказчику. В этом случае компания должна будет в полной мере заплатить за него НДФЛ и страховые взносы. Поэтому крайне важно: 

• указать в договоре обязанность плательщика НПД предоставлять справку, подтверждающую его статус, и своевременно уведомлять заказчика об утрате права пользоваться специальным налоговым режимом;
• перед тем как заключать соглашение и перед выплатой вознаграждения необходимо проверять статус исполнителя — это можно сделать на сайте ФНС, также можно взаимодействовать с исполнителями через онлайн-платформы, которые проводят такую проверку автоматически перед каждой выплатой. Например, Qugo.

Неполучение чека и других документов от исполнителя тоже может стать проблемой, так как компания после выплаты вознаграждения не сможет обосновать расходы. На этот случай необходимо прописать в договоре обязанность исполнителя выдать чек в сроки, установленные законом. Можно дополнительно внести в соглашение пункты об ответственности исполнителя за несвоевременное предоставление чека и за его аннулирование без уведомления заказчика.

Ещё один риск — нестабильность, непредсказуемость отношений. При привлечении самозанятых исполнителей всегда есть вероятность, что они могут не выполнить работу в срок или сделать её недостаточно качественно. Поэтому в договоре необходимо прописать ответственность исполнителя за несоблюдение сроков.

Внештатный исполнитель не вовлечён во внутреннюю жизнь и корпоративную культуру компании. Поэтому при общении с ним могут возникать недоразумения, конфликты из-за того, что каждая из сторон привыкла работать по-своему. Это тоже надо учитывать.

Плательщик НПД может сотрудничать не только с юридическими лицами, но и с индивидуальными предпринимателями. Если самозанятый оказывает услуги и выполняет работы для ИП, плюсы и минусы будут те же, что и при взаимодействии с компанией.

Юридические лица и ИП должны помнить, что плательщиков НПД нельзя привлекать для выполнения какой-либо постоянной трудовой функции. Самозанятые помогут в решении разовых задач или при оказания услуг в течение короткого периода времени. При этом необходимо: 

• оценить квалификацию исполнителя — можно изучить отзывы о нём в интернете, посмотреть портфолио или предложить ему выполнить тестовое задание;
• проверить исполнителя — убедиться, что в течение 2 лет компания или индивидуальный предприниматель не состояли с ним в трудовых отношениях, а также удостовериться в том, что у него действительно есть статус плательщика НПД;
• заключить договор гражданско-правового характера — в нём надо чётко прописать статус исполнителя, указать объём и сроки оказания услуг, конкретный результат и прочие существенные условия. Также нужно составить документ с учётом специфики отношений между заказчиком и плательщиком НПД, чтобы в нём не было ничего, что обычно характеризует трудовые отношения;
• после выплаты вознаграждения получить от плательщика НПД чек и подписанный акт оказанных услуг;
• проверить чек — в нём должны быть точно указаны сумма вознаграждения и сведения о заказчике; также важно, чтобы в документе была подробно описана оказанная услуга. При обнаружении ошибки надо попросить исполнителя аннулировать чек — приложение «Мой налог» предоставляет такую возможность — и сформировать его корректно.

Можно сотрудничать с исполнителями через предназначенные для этого цифровые платформы, такие как Qugo. Это особенно удобно, если компания или индивидуальный предприниматель привлекают большое количество плательщиков НПД. Такой сервис проводит необходимые проверки, формирует закрывающие документы, а также осуществляет выплаты в автоматическом режиме. Это позволяет сэкономить время, избежать путаницы и ошибок.

Взаимодействие компаний и ИП с самозанятыми в 2024 году — это по-прежнему удобно и выгодно. Бизнес получает возможность привлекать квалифицированных исполнителей к разовым проектам или в случае резкого роста нагрузки, но при этом не платит за них НДФЛ и страховые взносы. Но такое взаимодействие должно происходить в рамках закона, без «серых схем», предполагающих подмену трудовых отношений договором гражданско-правового характера.

Также важно учитывать возможные проблемы: например, не привлекать в качестве исполнителей бывших работников, уволившихся менее 2 лет назад, и проверять налоговый статус, чтобы убедиться, что исполнитель действительно является плательщиком НПД. Наказанием за сознательное или случайное нарушение закона станут штраф и необходимость доплатить налоги и страховые взносы, а также начисленные за их неуплату пени.