Оценка эффективности сотрудничества бизнеса с самозанятыми и мониторинг результатов

Работа с самозанятыми приносит компаниям и ИП немало выгод. Но необходимо правильно организовать сотрудничество, чтобы получить тот результат, на который рассчитываете. Рассказываем, на что обратить внимание.

Основные выгоды, которые бизнес получает при сотрудничестве с самозанятыми, — это: 

• отсутствие дополнительных затрат — плательщики НПД сами платят налоги, за них не нужно делать социальные взносы, заказчик оплачивает только результат работы;
• не нужно предоставлять трудовые гарантии — так как самозанятый не является штатным сотрудником, ему не надо оплачивать больничный или отпуск;
• можно сотрудничать с самозанятым дистанционно — запрещено предоставлять ему оборудование;
• можно использовать электронный документооборот — при условии, что у плательщика НПД есть электронная цифровая подпись;
• можно привлекать исполнителей тогда, когда в этом действительно есть необходимость: например, для участия в разовых проектах, в ситуации, когда резко вырос объём услуг, оказываемых клиентам;
• отношения легко разрываются — достаточно сообщить исполнителю, что сотрудничество с ним прекращается.

Перед тем как начать работать с плательщиком НПД, необходимо проверить его налоговый статус. Это нужно сделать, так как исполнитель может: 

• отказаться от статуса по собственной инициативе;
• утратить его по каким-либо причинам или лишиться права им пользоваться: например, если годовой доход достигает 2,4 млн рублей.

В любом случае, если это произойдёт, заказчик будет обязан заплатить за исполнителя НДФЛ и социальные взносы в соответствии с суммой вознаграждения. Если компания не сделает это вовремя, налоговая при проверке доначислит налоги, выпишет штраф, также придётся заплатить пеню за то, что налоговые обязательства не были исполнены своевременно.

Для проверки можно: 

• запросить у плательщика НПД справку — она формируется в приложении «Мой налог»;
• использовать сервис на сайте ФНС — он позволяет бесплатно проверять налоговый статус исполнителя на определённую дату в режиме онлайн, достаточно указать ИНН плательщика НПД.

Желательно проводить проверку дважды: перед заключением договора и перед тем, как выплачивать вознаграждение.

При работе с плательщиками НПД через онлайн-платформы такие проверки обычно проводятся автоматически.

Для получения желаемого результата важно правильно построить работу с плательщиком НПД. При сотрудничестве с самозанятыми надо помнить, что не следует требовать от них соблюдения рабочего графика компании и её внутреннего распорядка. Контролировать работу, выполняемую самозанятым, тоже нельзя. Он распределяет её по собственному усмотрению, работает в то время, которое определяет сам. Всё, что от него требуется, — это: 

• обеспечить достойный уровень качества;
• сдать результат в сроки и объёме, указанные в договоре.

Если плательщик НПД при выполнении работ находится на вашей территории, он не обязан проходить инструктаж по охране труда и пожарной безопасности. Во время проверки со стороны налоговой или трудовой инспекции это могут рассмотреть как признак трудовых отношений. В таком случае договор гражданско-правового характера переквалифицируют в трудовой, компании придётся заплатить НДФЛ и социальные взносы, штрафы и пени.

Чтобы избежать такого поворота событий, надо исходить из того, что всё сотрудничество с самозанятыми укладывается в следующую модель: вы заключаете договор, ставите задание и получаете результат. Также отвечаете на вопросы, если они возникают у исполнителя.

Необходимо согласовать способы общения и обмена информацией, которые удобны заказчику и исполнителю. Варианты могут быть разные — электронная почта, телефонные звонки. В настоящее время общение часто ведётся через мессенджеры. Главное, чтобы обеим сторонам рабочего процесса было удобно.

Если исполнитель найден на онлайн-платформе, предназначенной для поиска фрилансеров, платформа может предоставлять собственные каналы связи. Но и в этом случае можно обсудить другие варианты.

Так как плательщики НПД в большинстве случаев оказывают услуги дистанционно и могут даже находиться за пределами России, нужно сразу уточнить, есть ли разница во времени, и учитывать её при общении.

Для более эффективного обмена информацией можно использовать системы, предназначенные для совместной работы над проектами. Например, при написании текстов пригодится приложение «Google Документы». Trello поможет организовать процесс, в котором участвует несколько исполнителей.

Задача должна формулироваться чётко, носить разовый характер, иметь чётко оговоренные сроки исполнения. Плательщику НПД надо предоставить информацию, которая может понадобиться ему в процессе выполнения задания. Если есть важные детали, их тоже нужно указать.

Отсутствие конкретики в задании может сыграть на руку недобросовестному исполнителю. Если у заказчика возникнут претензии, исполнитель может указать на то, что сданный результат формально соответствует требованиям.

Если задание должно выполняться в несколько этапов, это тоже надо обозначить. Можно указать в договоре не только общий срок выполнения задания, но и сроки выполнения каждого этапа.

Убедитесь, что исполнитель вас понял. Если у него есть вопросы — это хорошо. Значит, он действительно пытается вникнуть в суть задачи и не упустить ни одной детали. На вопросы исполнителя по возможности надо отвечать быстро и информативно. Не стоит отбивать у него желание обращаться к заказчику с новыми вопросами.

Оценка сделанного зависит от того, какое задание было поставлено. При сотрудничестве с самозанятыми платят: 

• за конечный результат — например, за создание сайта, дизайн визитки;
• за объём — директологу платят за количество рекламных кампаний, которые он настроил, копирайтер получает деньги за количество написанных символов;
• за условные единицы — например, услуги сотрудников службы поддержки удобнее оплачивать, исходя из количества обработанных заявок.

При этом результат должен соответствовать техническому заданию. Это ещё одна причина, почему его надо формулировать чётко, подробно, с указанием деталей: при проверке можно будет свериться со списком пунктов и убедиться, что каждый из них выполнен.

Желательно составить и подписать акт. Этот документ хоть и не является обязательным, но крайне рекомендуется, поскольку он показывает, что услуги оказаны в полном объёме и у сторон нет претензий друг к другу. Помимо прочего, акт оказанных услуг является дополнительным подтверждением факта взаимодействия с самозанятым в случае аннулирования чека.

Эффективность можно определить как отношение временных и финансовых затрат к полученному результату. Соответственно, при сотрудничестве с независимыми исполнителями важно, чтобы задача была выполнена качественно, в срок и в полном объёме, для её решения не понадобилось привлекать избыточные ресурсы.

Анализ эффективности зависит от того, какие параметры задачи, кроме сроков, можно измерить. Используя приведённые выше примеры, для копирайтера это будут количество знаков и качество текстов, а также соответствие текстов заданной теме, а для сотрудника службы поддержки — количество обработанных заявок и сотрудников или клиентов, которых он проконсультировал.

Сотрудничество с плательщиками НПД выгодно за счёт того, что их можно привлекать для участия в разовых проектах или для решения задач, которые являются для компании непрофильными, и при этом не платить за них налоги и социальные взносы. Но такое взаимодействие необходимо грамотно организовать. Важно наладить эффективную коммуникацию, составить подробное задание, оговорить сроки и проверить полученный результат.