Командировка внештатника: как заказчику оплатить поездку

Хотите компенсировать расходы на деловые поездки исполнителя? Подскажем, какие условия указать в договоре и как поступить с налогами и страховыми взносами.

Представьте ситуацию: ООО «Вымышленный работодатель» планирует подписать контракт на поставку оборудования из Китая. В штате компании нет специалистов со знанием китайского языка, поэтому нужно нанять внештатного переводчика, чтобы отправлять его в поездки вместе с руководителем. 

Исполнитель выполняет временные работы или оказывает услуги по гражданско-правовому договору (ГПД).

Заказчик заключает с ним договор возмездного оказания услуг или договор подряда. Такие отношения регламентирует Гражданский кодекс РФ, нормы Трудового кодекса на них не распространяются. Исполнителя нельзя отправить в командировку. Это противоречит статье 166 ТК РФ. Командировки предусмотрены для сотрудников, которые находятся в трудовых отношениях с работодателем. Поездку по ГПД можно назвать служебной.  

Гражданский кодекс тоже дает заказчику возможность компенсировать исполнителю расходы на служебную поездку. Так, согласно п.2 статьи 709, цена в договоре с подрядчиком включает вознаграждение и возмещение издержек.

• стоимость проезда;
• расходы на питание и проживание;
• дополнительные затраты (например, услуги связи). 

Чтобы не вызвать подозрения у ФНС, особое внимание при составлении ГПД нужно уделить условиям о возмещении исполнителю расходов.

Представим, что «Вымышленный работодатель» нашел переводчика. Услуги специалиста оплачиваются по количеству дней, проведенных в поездке. Стоимость дня — 35 000  рублей. Проезд, проживание и питание не входят в общую сумму. Как учесть их в договоре?

Заказчик и исполнитель перед поездкой оценивают общую сумму издержек и прибавляют ее к гонорару. Исполнитель сам несет все расходы.

Предположим, поездка займет три дня. Гонорар переводчика — 105 000 рублей. Компания посчитала, что на проезд, номер в отеле и питание специалист потратит 95 000 рублей.

В договоре это отразили так:

1. Вознаграждение исполнителя составляет 200 000 рублей.
2. Вознаграждение включает в себя стоимость услуг и все расходы исполнителя, связанные с выполнением условий договора.

Чтобы исполнитель купил билеты и забронировал номер заранее, часть гонорара заказчик решил оплатить перед поездкой. В ГПД появилась строка:

• Предоплата составляет 95 000 рублей.

Минфин в своих письмах рекомендует использовать именно этот вариант для возмещения расходов. Он удобен как заказчику, который таким образом избежит лишних вопросов от ФНС, так и исполнителю. 

После выполнения работ исполнитель может получить профессиональный вычет по НДФЛ. Это значит, что налогом обложат непосредственно сам гонорар, без суммы издержек. Для этого нужно подтвердить расходы: предоставить билеты, чеки из отелей, кафе и магазинов.

Недостаток способа заключается в том, что не все расходы можно предугадать заранее. Есть риск, что цены на билеты и проживание вырастут и исполнителю придется доплачивать постфактум.

ООО «Вымышленный работодатель» обещает переводчику компенсировать расходы на проезд и проживание отдельным платежом после возвращения из Китая. В договоре это звучит так:

1. Вознаграждение составляет 105 000 рублей.
2. Заказчик дополнительно компенсирует расходы исполнителя на проезд, проживание и питание в месте оказания услуг.
3. Компенсация оплачивается после предоставления отчета о фактических затратах и подтверждающих документов.

Этот способ на практике применяется реже, так как создает сложности с налоговым учетом. Исполнитель при таком подходе не получит профессиональный вычет по НДФЛ. Но в случае непредвиденных обстоятельств или повышения цен он ничем не рискует.

Согласно статье 718 ГК РФ, заказчик может содействовать исполнению договора.

ООО «Вымышленный работодатель» берет на себя все расходы по организации поездки переводчика: оплачивает проезд, проживание в отеле, завтраки, обеды и ужины. Тогда в ГПД прописывается не только гонорар, но и все, в чем будет оказано содействие:

1. Заказчик оказывает содействие в исполнении договора.
2. Содействие выражается в оплате проезда исполнителя, проживания и питания во время служебной поездки.

Заказчик может отнести эти затраты к прочим расходам. При этом он должен будет предоставить в ФНС подтверждающие документы. Способ вызывает больше всего подозрений со стороны налоговой службы. Отношения, в которых заказчик берет на себя расходы исполнителя, могут признать трудовыми.

Доходы исполнителя учитываются при определении налоговой базы по НДФЛ.  Даже если они получены не в денежной, а в натуральной форме — в виде оплаты проезда, чеков из ресторанов и отелей. Налог удерживается и с гонорара исполнителя, и с общей суммы возмещения затрат. Компенсации расходов нет в перечне доходов, освобожденных от налога.

Однако на практике заказчики не всегда уплачивают НДФЛ с суммы возмещения расходов на поездки. Для этого нужно доказать, что исполнитель понес затраты исключительно в интересах заказчика (письмо Минфина от 04.10.2023 № 03-04-05/94461). Подтвердить незаинтересованность исполнителя бывает достаточно трудно: потребуется оценить целесообразность расходов и обосновать их.

В нашем примере переводчик представляет интересы компании в Китае. Заинтересованность ООО «Вымышленный работодатель» можно обосновать, значит, платить НДФЛ с суммы компенсации расходов необязательно.  

Важно учитывать и статус исполнителя. Так, переводчик может быть физлицом без специального налогового статуса, самозанятым или ИП. Рассмотрим, как поступать с НДФЛ в каждом случае.

При оплате гонорара исполнителю следует начислять взносы на обязательное страхование. Взносы на страхование от несчастных случаев платить не нужно, если это не прописано в ГПД. Начисление взносов зависит от налогового режима подрядчика и способа возмещения затрат (письмо Минфина от 21.08.2017 № 03-15-06/53442).

Налог на прибыль обязаны платить только юридические лица, ИП это требование не касается. Расходы на поездки исполнителей нельзя учитывать в уменьшение налогооблагаемой прибыли (письмо Минфина от 24.09.2015 №03-03-06/1/54684).

Однако это не касается случаев, когда компенсация затрат включена в гонорар. Такие расходы работодатель вправе учесть при расчете налога на прибыль:

• в качестве расходов на оплату внештатного персонала, если исполнитель — физлицо без специального статуса;
• в составе прочих расходов, если исполнитель — ИП или самозанятый (обязательно нужен чек).

Порядок признания расходов будет зависеть от того, какой метод расчета принят в компании.

1. Кассовый метод. Вознаграждение учитывается в составе расходов после получения исполнителем оплаты.
2. Метод начисления. Вознаграждение относится к прямым или косвенным расходам, факт получения оплаты не имеет значения.

Расходы на поездки исполнителей в бухгалтерском учете отражают на счет 76. Дебет зависит от характера расходов и деятельности заказчика.