Как правильно вести бухучёт по самозанятым?

Отражение расчётов с самозанятыми часто вызывает вопросы у бухгалтеров, так как, с одной стороны — это физлицо, с другой — подрядчик, по которому не нужно платить налоги и взносы. Пакет документов от самозанятого также отличается от того, который бухгалтер получает от других типов контрагентов: юрлиц, физлиц и ИП. Рассмотрим нюансы бухгалтерского учёта таких операций в этой статье.

Бухгалтеру нужно убедиться, что компания получила от самозанятого все необходимые документы по осуществлённой операции.

Прежде всего, мы настоятельно рекомендуем иметь договор. Он должен быть заключён письменно. Договор понадобится и при оплате — самозанятые не предоставляют счёт, поэтому в платёжное поручение нужно будет вписывать данные договора. Банк также может попросить договор. Ему нужно убедиться, что платёж отправляется именно плательщику НПД и поэтому вы не перечисляете одновременно НДФЛ и соцвзносы.

Также для учёта вам понадобятся:

• Чек. Это обязательный документ. Без него вы не сможете уменьшить налогооблагаемую прибыль на суммы расходов по самозанятым, даже если у вас есть все остальные документы. Если выплат контрагенту было несколько, чек нужен на каждую.
• Акт приёмки выполненных работ или оказанных услуг. На основании этих документов вы сделаете проводки на суммы расходов или оприходования материальных ценностей.
• Справка о статусе плательщика НПД. Обычно её запрашивают перед заключением договора, а при постоянном сотрудничестве —  дополнительно каждую выплату. Она подтверждает, что вы работаете с самозанятым, а не с физлицом, и не должны начислять НДФЛ и страховые взносы по выплатам.

Проверить статус контрагента можно самостоятельно на сайте ФНС по ИНН физлица. Если вы работаете через Qugo, делать это не понадобится — наш сервис мониторит статус автоматически перед каждой выплатой.

Распространенная ошибка бухгалтеров — операции с самозанятыми проводятся в 1С или других бухгалтерских программах как с сотрудниками по трудовому договору. Это неправильно, так как самозанятый, хоть и является физлицом, но работает с вами по договору ГПХ, а не по трудовому.

Также такое ошибочное проведение может быть чревато переквалификацией договора ГПХ в трудовой договор при проверке ФНС.

Для отражения расчётов с физлицами-плательщиками НПД необходимо использовать те же документы, что и при работе с другими контрагентами по аналогичным сделкам:

• платёжные поручения —  при безналичной оплате;
• расходные кассовые ордера —  в случае расчета с самозанятыми наличными средствами;
• поступление —  на суммы закупленных у плательщика НПД товаров, полученных услуг, и тому подобные.

Оформление операций по самозанятым проводится так же, как и с прочими контрагентами. Небольшие отличия будут только в том случае, если вы ведёте работу с плательщиками НПД через специальные сервисы, например, Qugo.

Операции с самозанятыми лицами в бухгалтерском учёте проводятся по счёту 60 (по расчётам за товары, материальные ценности, различные работы и услуги) или счёту 76 — по другим видам услуг, например, арендных.

Начисление взносов в фонд несчастных случаев, если оно предусмотрено договором, проводится в обычном порядке.

В этом случае операции проводят по счёту 76, к которому открывают субсчет «Расчёты с посредником», так как Qugo в данном случае выступает посредником между вами и самозанятым.

Повторим ещё раз, как бухгалтеру вести учет операций с самозанятыми:

• проверить наличие договора;
• проверить наличие всех необходимых документов — договоров, справок, чеков, актов, накладных;
• при отражении расчётов с самозанятыми в учёте руководствоваться теми же правилами бухгалтерского и налогового учёта расходов, что и по другим контрагентам-юрлицам и ИП;
• если оплата контрагенту проходит через платформу-посредника по работе с плательщиками НПД, использовать счёт 76.