Как платить сотруднику за дополнительные работы по договору ГПХ

Договор ГПХ — это соглашение о выполнении работ или оказании услуг. Исполнителями могут быть как физлица, так и ИП или компании. Таким образом оформляется сотрудничество для выполнения разовой работы или оказания услуги. Например, магазину одежды потребовался интернет-сайт и руководитель обратился к веб-дизайнеру для его создания.

Выгода договоров ГПХ: исполнители не включаются в штат, им не предоставляются социальные гарантии, после оказания услуги или выполнения работ сотрудничество прекращается.

Основные виды договоров ГПХ:

1. Возмездное оказание услуг (гл. 39 ГК РФ). Это могут быть услуги редактора, SMM-менеджера или бизнес-тренера.
2. Договор подряда (гл. 37 ГК РФ). По нему исполнителем выполняются работы, например, ремонт помещения.
3. Авторский договор (ст. 1288 ГК РФ). К таким заказам относятся написание статей, создание иллюстрации или программы.

Если сотрудник оформлен в штате по трудовому договору, он не может оказывать услуги как самозанятый. Это прямо запрещено п. 8 ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ. Причём такой запрет распространяется не только на действующих работодателей, но и на прошлых при условии, что с момента увольнения прошло менее 2 лет.

Работники компании могут оказывать дополнительные услуги своим работодателям по договору ГПХ как физлица без специального налогового статуса. То есть компании придётся удержать из вознаграждения НДФЛ по ставке 13% и перечислить его в бюджет, а также уплатить страховые взносы в размере 30%. 

Основная причина, почему плательщики НПД не могут сотрудничать с работодателями — сохранить трудовые отношения. Компаниям выгодно работать с плательщиками НПД:

• с вознаграждения не надо платить страховые взносы;
• самозанятым не предоставляются социальные гарантии: отпуск, больничные и т.д.;
• расторгнуть договор можно в любой момент без соблюдения трудового законодательства (без предупреждений, отработки и видимых причин).

Поэтому власти решили защитить сотрудников от недобросовестных работодателей, которые могли бы расторгнуть трудовые договоры со всеми сотрудниками, обязать их оформить самозанятость и заключить договоры ГПХ.

Чтобы не нарушить трудовое законодательство, советуем воспользоваться нашей пошаговой инструкцией.

Шаг № 1. Разграничьте трудовую функцию и оказываемые услуги.

При заключении договора ГПХ со штатным сотрудником надо отделить оказываемые услуги от трудовой функции. Например, event-менеджер знает, что кадровик занимается рисованием. На день рождения руководителя компании было принято решение подарить ему портрет. В этом случае организация может заключить договор ГПХ с кадровиком для изготовления картины.

Шаг № 2. Оговорите условия договора.

Советуем сначала согласовать условия оказания услуг: срок и сумму вознаграждения по договору ГПХ. После устной договорённости переходите к заключению договора.

Шаг № 3. Составьте и подпишите договор.

Избегайте формулировок:

• «работник» и «работодатель»;
• «трудовая функция»;
• «зарплата»;
• «график работы» и другие термины, которые указывают на трудовые отношения.

В договоре укажите поручаемую работу (название услуги), цену (сумму вознаграждения), срок выполнения и ответственности сторон. Также укажите, что заказчик исполняет обязанности налогового агента и удерживает из суммы вознаграждения НДФЛ.

Здесь можно скачать образец договора ГПХ

Подпишите договор в двух экземплярах, один из которых отдайте сотруднику — исполнителю, а второй оставьте в компании.

С выплат по договору ГПХ заказчик уплачивает НДФЛ и взносы.

Ставка НДФЛ — 13% (для нерезидентов — 30%). Эту сумму надо удержать из вознаграждения в момент перечисления денег на банковский счёт.

Например, цена договора ГПХ — 20 000 руб.
НДФЛ с этой суммы — 2 600 руб. (20 000 * 13%).
На руки исполнителю надо перечислить 17 400 руб. (20 000 - 2 600).

НДФЛ перечисляете в бюджет:

• до 28 числа — налог, удержанный в период с 1 по 22 число текущего месяца;
• до 5 числа — налог, удержанный в период с 23 по последнее число прошлого месяца;
• в последний рабочий день декабря — налог, удержанный в период с 23 по 31 декабря.

Например, при выплате вознаграждения 10 июня — необходимо перечислить НДФЛ не позднее 28 июня. Если исполнителю были перечислены деньги 24 июня, налог уплачивается в бюджет не позднее 5 июля. При выплате вознаграждения 23 декабря — уплатить НДФЛ надо 28 декабря (последний рабочий день в 2024 году).

Кроме уплаты НДФЛ заказчик должен направить в ФНС уведомление об исчисленных суммах налога и сбора в сроки:

• до 25 числа — налог, удержанный в период с 1 по 22 число текущего месяца;
• до 3 числа — налог, удержанный в период с 23 по последнее число прошлого месяца;
• в последний рабочий день декабря — налог, удержанный в период с 23 по 31 декабря.

Единый тариф страховых взносов — 30%. Эту сумму надо уплатить в бюджет до 28 числа месяца, следующего за месяцем выплаты вознаграждения. А за 3 дня до этого (до 25 числа) подать уведомление об исчисленных суммах налогов и взносов.

Например. Сумма оплаты исполнителю по договору ГПХ — 20 000 руб. — была причислена 24 мая. Страховые взносы в размере 6 000 руб. надо перечислить до 28 июня. А до 25 июня подать в ФНС уведомление об исчисленных суммах.

Обратите внимание на несколько нюансов:

1. Если доход сотрудника-исполнителя в 2024 году превысит 2 225 000 руб., с суммы свыше этого лимита страховые взносы рассчитывайте по ставке 15,1%. 

2. Компании и ИП, которые относятся к СМП, платят страховые взносы по пониженной ставке в 15% с дохода, свыше МРОТ. В пределах МРОТ ставка стандартная — 30%. 

3. Некоторые компании уплачивают страховые взносы по пониженной ставке. Например, IT-компании — в размере 7,6%.

Работодатель может поручить штатному сотруднику дополнительную работу, которая никак не связана с постоянной трудовой функцией — для этого надо заключить договор ГПХ. Но учтите, в этом случае не важно, есть ли у работника специальный налоговый статус или нет. Заключать договор ГПХ с самозанятым, который параллельно является вашим штатным сотрудником, нельзя. 

По завершению работ или услуг перечислите исполнителю-работнику сумму вознаграждения за вычетом НДФЛ. Удержанный налог и страховые взносы уплатите в бюджет в положенные сроки.