Как организовать автоматизацию документооборота с самозанятыми

Если ваша компания сотрудничает с самозанятыми, необходимо организовать эффективный документооборот. Рассказываем, как это сделать и что понадобится для автоматизации документооборота.

Во многих случаях взаимодействие между заказчиком и исполнителем, который является самозанятым, происходит дистанционно. Например, компания из Москвы может привлечь веб-дизайнера из Красноярска, копирайтера из Твери и SEO-специалиста из Екатеринбурга. Плательщики НПД обязаны предоставлять заказчику только чеки, подтверждающие факт получения вознаграждения, — они формируются в приложении «Мой налог».

Компании-заказчику этого недостаточно. Для того чтобы корректно оформить взаимоотношения с плательщиком НПД, заказчику  дополнительно требуются договоры оказания услуг и акты выполненных работ. Также юридические лица предпочитают работать по договору ещё и потому, что он переводит отношения с исполнителями на более серьёзный уровень и позволяет более чётко и структурировано составить техническое задание по проекту.

Самый простой вариант документооборота в данном случае — обмен бумажными документами по почте. Но у этого варианта есть множество недостатков, так как приходится тратить: 

• деньги — на распечатку документов и их пересылку;
• время — на то, чтобы дойти до отделения связи и отстоять очередь.

В некоторых случаях для ускорения процесса заказчик и исполнитель обмениваются отсканированными копиями договоров и актов по e-mail или в мессенджерах. Оригиналы документов плательщик НПД высылает после получения денег. Но есть риск, что он этого не сделает из-за недобросовестности или просто потому, что забудет. При этом в договорах с самозанятыми обычно не прописывается их ответственность за непредоставление документов.

Обычно плательщик НПД ничего не имеет против документооборота. Ему важно, чтобы этот процесс был простым и удобным. Поэтому на смену обычному обмену бумажными договорами и актами по почте пришёл ЭДО — электронный документооборот.

Преимущества ЭДО — это: 

• скорость — не придётся долго ждать документов, потому что получателю они приходят практически сразу после отправки;
• удобство — отправлять договоры и акты можно в любое время;
• безопасность — в ходе электронного обмена документами данные передаются по зашифрованным каналам;
• экономия ресурсов — заказчику и исполнителю не нужно тратить деньги на подготовку, печать и доставку документов курьерской службой.

Важно понимать, что обмен цифровыми копиями подписанных документов — это ещё не полноценный ЭДО, потому что такие файлы не имеют юридической силы. Настоящий электронный документооборот предполагает использование электронных цифровых подписей (ЭЦП).

Плательщик НПД — это физическое лицо. При использовании системы электронного документооборота он может применять три вида подписей.

Простая подпись — это комбинация постоянного пароля или одноразового кода подтверждения, который приходит на номер мобильного телефона или e-mail, либо передаётся через приложение. Такая ЭЦП для физического лица бесплатна.

Простую подпись применяют внутри защищённых систем: приложений, интернет-банков, специализированных онлайн-платформ. Её можно использовать в рамках электронного документооборота, но в этом случае заказчик и исполнитель должны заключить отдельное соглашение о её использовании.

Это более сложная подпись, для формирования которой применяются две уникальные последовательности символов: ключ подписи и ключ проверки подписи. Для этого используются криптографические алгоритмы. Неквалифицированная подпись более надёжная, чем простая. Она может быть использована для обращений в суд, подписания кадровых документов и внутренних соглашений.

Физическое лицо может получить неквалифицированную подпись для работы в каком-нибудь сервисе или системе. Предоставляется она бесплатно. Этот тип подписи, например, налоговая служба выдаёт налогоплательщикам для того, чтобы они могли отправлять документы на сайте ФНС.

Такая подпись создаётся с использованием средств шифрования и криптографии, прошедших государственную сертификацию. Её можно получить только в удостоверяющем центре, причём получение будет платным. Физическому лицу, планирующему ей пользоваться, надо будет купить и установить на компьютер специальное программное обеспечение — криптоплагин.

Квалифицированная электронная подпись (КЭП, УКЭП) — полный аналог собственноручно поставленной подписи. Она позволяет идентифицировать человека или организацию, использовавших её для подписания документов. Также благодаря ей можно выяснить, не вносились ли в договор или акт изменения после его подписания и отправки. Соответственно, незаметно отредактировать защищённый текст не получится. Данная подпись позволяет принимать участие в электронных торгах, сдавать отчётность (например, в ФНС) и прочее.

Есть несколько способов организации электронного взаимодействия между заказчиком и исполнителем.

Первый вариант — обмен документами с помощью сервиса ЭДО и ссылок.

В этом случае заказчик регистрируется в сервисе, получает ЭЦП и предлагает самозанятым, с которыми сотрудничает, тоже зарегистрироваться в этом сервисе.

После этого исполнитель также проходит регистрацию и получает ЭЦП — для этого надо пройти процедуру верификации. Обычно верификация выполняется в два этапа: 

• на первом нужно загрузить в систему качественное фото паспорта;
• второй может быть организован разными способами — например, система может запросить загрузку фотографии исполнителя вместе с паспортом.

После успешного прохождения процесса верификации и получения неквалифицированной подписи заказчик и исполнитель могут начинать пользоваться всеми преимуществами документооборота, который теперь является электронным. Это делается так: 

• один из участников процесса создаёт документ, ставит под ним подпись и отправляет партнёру ссылку на него;
• партнёр переходит по ссылке, знакомится с документом и, если нет возражений, подписывает его.

Готовый документ с подписями обеих сторон хранится в личном кабинете и доступен обоим участникам документооборота.

Основные недостатки системы: 

• заказчику придётся убедить каждого плательщика НПД, с которым он сотрудничает, пройти регистрацию и верификацию в сервисе;
• у исполнителей могут возникнуть сложности на каждом из этапов регистрации и верификации — например, они не получается сделать селфи в соответствии с требованиями системы;
• не все готовы проходить процедуру верификации, так как система запрашивает личные данные, которые многие исполнители никому не хотят передавать.

Если у плательщика НПД есть ЭЦП, её можно использовать для организации рабочих процессов. В этом случае исполнитель: 

• устанавливает на компьютер специальное программное обеспечение, с помощью которого можно подписывать документы в формате *pdf;
• создаёт документ и подписывает его электронной подписью;
• отправляет готовый и подписанный договор или акт заказчику тем способом, который они оговорили заранее;
• заказчик проверяет документ и сертификат электронной подписи, ставит свою подпись и возвращает файл исполнителю.

Ещё одно решение — работа через специальные сервисы, обеспечивающие взаимодействие между плательщиками НПД и теми, кто пользуется их услугами. Они предоставляют широкие возможности по электронному обмену документами, причём не требуется проводить дополнительные проверки и выполнять настройки — всё уже отлажено. Например, исполнитель может просто предоставить права такому сервису в приложении «Мой налог»: если он зарегистрирован в этом приложении, значит, уже прошёл проверку в налоговой.

Система может в автоматическом режиме: 

• проверять статус плательщика НПД перед выплатой вознаграждения;
• производить выплаты;
• выдавать чеки, подтверждающие получение вознаграждения;
• формировать закрывающие документы.

Преимущества автоматизации в таких системах очевидны. Компания получает документы, которые ей требуются, экономит время, не сталкивается с проблемами, вызванными тем, что исполнитель лишился статуса плательщика НПД.

Для исполнителя подключение к подобным системам является бесплатным. Заказчики обычно оплачивают возможность пользоваться этими системами, но функции автоматизации и бесшовной интеграции с бухгалтерскими программами или CRM-системами  стоят потраченных на них денег.

Система ЭДО имеет множество преимуществ относительно традиционного документооборота. Но важно правильно её организовать, потому что не все варианты обмена документами через e-mail, мессенджеры или специальные сервисы одинаково удобны заказчикам и самозанятым. Наиболее эффективное решение — использование системы, созданной специально для взаимодействия между заказчиками и плательщиками НПД. Плюсы таких платформ — это удобство регистрации и дальнейшего использования, наличие необходимых функций, автоматизация процессов.