ЭДО с самозанятыми

Выгодное для юрлиц и ИП сотрудничество с самозанятыми часто омрачается проблемой получения от них нужных документов. Плательщики НПД в большинстве своём не имеют бухгалтерских знаний или опыта делопроизводства. Необходимость оформлять какие-то документы ставит их в тупик; кроме того, они часто заполняют их неправильно — не указывают важные сведения или ошибаются в реквизитах.

Компании выходят из этой ситуации, оформляя всё самостоятельно, хотя это и влечёт за собой дополнительные траты времени. Юрлицо готовит и печатает документ от лица контрагента, а самозанятый его только проверяет и подписывает.

Но есть и другая проблема: как быть, если контрагент, плательщик НПД, находится в другом городе или регионе? Здесь оптимально подошёл бы обмен документами с помощью сервисов электронного документооборота. Однако с этим не всё так просто, когда речь идёт о самозанятых. Обсудим нюансы в данной статье.

Фактически у плательщиков НПД нет никакого документооборота в классическом смысле. Им не нужны локальные акты и бухгалтерский учёт. Ключевыми являются лишь 2 документа:

• договор с контрагентом — физическим или юридическим лицом;
• чек.

Чек выступает закрывающим документом, который необходимо оформлять каждый раз при получении оплаты от заказчика. При этом не имеет значения, кто именно выступает контрагентом — это может быть и другой самозанятый.

Необязательным, но крайне рекомендованным является акт выполненных работ. Кроме того, в зависимости от потребностей заказчика могут понадобится и иные закрывающие документы по договору оказания услуг.

При работе с самозанятыми юрлицу необходимо получить те же документы, что и от обычного контрагента, плюс пару дополнительных:

• Договор. Отношения с плательщиком НПД необходимо оформлять договором ГПХ. В некоторых случаях ФНС разрешает делать это в устной форме, но мы рекомендуем всё равно заключать договор. Это обезопасит вас от претензий налоговой, если вдруг самозанятый по какой-то причине аннулирует чек.
• Справку о статусе плательщика НПД. Большинство юрлиц при заключении договора просят самозанятого предоставить эту справку. Статус можно проверить и самостоятельно, онлайн — на сайте ФНС.
• Чек. Чеком плательщик НПД подтверждает получение денежных средств. В документе указываются сумма и перечень товаров, услуг или работ, за которые произведена оплата. Чек важен для заказчика — без него не получится принять услугу к расходам.
• Акты. Документы, которые вы обычно получаете по аналогичным сделкам от юрлиц и ИП, необходимы и при работе с самозанятыми. Акт является дополнительным закрывающим документом, подтверждающим факт оказания услуги.
• Счёт на оплату. Этот документ необязателен, но может быть запрошен заказчиком ввиду внутренней финансовой политики компании.

Если самозанятый находится в другом регионе, то такой обмен отнимет у вас много времени и нервов. Компании нужно будет выслать почтой контрагенту подготовленный договор и акты, плательщику НПД — подписать их и отправить обратно. Учитывая скорость работы почты и риск утери писем, процесс обмена может затянуться надолго.

Гораздо быстрее организовать электронный обмен.

Можно выслать исполнителю файл с подготовленным договором, счётом на оплату, актом. Плательщику НПД останется его распечатать, подписать и выслать вам, но уже обычной почтой. Однако остаются риски утери письма в дороге, а также медленная скорость доставки.

Можно организовать и аналог ЭДО — полноценный двусторонний обмен юридически значимыми электронными документами в мессенджерах и по email. Для этого и у вас, и у самозанятого на компьютере должна быть организована возможность подписывать документы электронной подписью (ЭП). Вы готовите документ в удобной вам программе, например в Word, подписываете его с помощью сертификата электронной подписи и криптоплагина, установленных на ПК, и высылаете по email. Контрагент его подписывает своей ЭП и высылает вам также по электронному каналу связи.

У компании такая возможность наверняка будет: большинство юрлиц имеют как минимум НЭП, а чаще даже подпись уровнем выше — КЭП (квалифицированную). А вот самозанятые, имеющие ЭП, встречаются гораздо реже. Получение сертификата электронной подписи для многих физлиц кажется слишком сложным. Для этого нужны определённые знания, так как потребуется скачивать и устанавливать приложения на компьютер. К тому же необходимо заполнить сложную форму на сайте удостоверяющего центра, отправить в УЦ скан паспорта и фото. Если плательщик НПД в своей работе и жизни редко сталкивается с подобными действиями, то оформление ЭП станет для него непреодолимым препятствием для обмена электронными документами.

Это самый удобный способ обмена. ЭДО позволяет самозанятому сформировать документ в электронной форме, подписать его электронной подписью и отправить контрагенту по электронному каналу связи. Причём полученный электронный документ (ЭД) будет иметь ту же силу, что и бумажный. Отправка и получение ЭД происходят мгновенно.

В большинстве сервисов ЭДО можно отправить плательщику НПД приглашение, по которому он сможет легко зарегистрироваться в сервисе. Но многие самозанятые отказываются это делать. Давайте посмотрим, почему.

Никаких законодательных ограничений для использования самозанятым сервисов ЭДО нет. Но плательщик НПД чаще всего не заинтересован в подключении к таким сервисам. Он не ведёт бухгалтерский учёт, большинство документов, которые используют юридические лица и ИП, ему просто не нужны. Для него это зря потраченные время и нервы.

Потребность самозанятого в электронном документообороте практически полностью удовлетворяет приложение от ФНС «Мой налог», в котором он регистрируется и отчитывается перед налоговой. В приложении можно оформить чек — единственный обязательный документ, который плательщик НПД обязан выписывать покупателям и заказчикам, и справку о статусе самозанятого, которую он выдаёт юрлицам по их просьбе. Чек и справку можно сформировать и отправить получателю в электронной форме. Других документов законодательство от плательщика НПД не требует.

Есть и другие факторы, из-за которых самозанятые не используют ЭДО:

• Сложность специализированных сервисов электронного документооборота для обычного человека. Они рассчитаны на бухгалтеров, юристов, кадровиков. А это специалисты со знанием делопроизводства.
• Платное использование. Многие сервисы требуют оформить подписку с ежемесячной абонентской платой или взимают оплату за каждый отправленный документ.
• Необходимость оформления электронной подписи. Иногда в ЭДО требуется оформить как минимум неквалифицированную ЭП, а значит, нужно будет загрузить в программу или веб-приложение скан паспорта и фото. Для физлица это может быть проблемой, большинство с подозрением отнесётся к идее отправить в какую-то неизвестную им организацию сканы паспорта.
• Большинство клиентов этого плательщика НПД — физлица, он недостаточно квалифицирован, чтобы разбираться в оформлении ЭП и сервисах электронного документооборота.

Самое простое и удобное решение для ЭДО с самозанятыми — сервис, который специально предназначен для работы с плательщиками НПД. Например, Qugo, официальный партнёр ФНС, платформа, которая создана, чтобы обеспечивать безопасное и удобное взаимодействие юрлиц и физлиц — плательщиков НПД и не только. Сервис предоставляет ЭДО для юрлиц и самозанятых, а также и другие актуальные для сторон сделки преимущества.

В Qugo организованы:

• Автоматическое формирование всех документов по работе с самозанятым (договоры, чеки, акты). Документы подписаны электронной подписью и имеют юридическую силу. Их можно скачать из личного кабинета.
• Простое оформление ЭП является частью функционала нашего сервиса. Законодательство допускает использование простой электронной подписи (ПЭП).
• Удобная и понятная регистрация для плательщиков НПД.
• Простое использование сервиса — даже физлица с минимальными компьютерными навыками считают Qugo удобным.
• Возможность для заказчиков искать исполнителей на платформе, а для физлиц — плательщиков НПД находить подходящие для них оплачиваемые задачи.
• Помощь физлицам, которые хотят оформить самозанятость.
• Проверка статуса плательщика НПД перед платежами — важная и полезная функция для заказчиков-юрлиц.
• Удобная оплата заданий и для заказчика, и для исполнителя. Заказчик пополняет баланс своего личного кабинета, а после приёмки выполненного задания и подписания акта деньги сразу отправляются исполнителю.
• Возможность выплат на счета любых банков РФ и многое другое.

Чтобы организовать переход на цифровой документооборот, необходима цифровая подпись и подключение к соответствующей системе. Таких сервисов большое количество на рынке. Использование системы часто определяет заказчик, он же и помогает самозанятому с настройками и подключением.

Сотрудничество должно основываться на гражданско-правовом договоре. Чаще всего имеют дело со следующими разновидностями сделок:

• подряд;
• оказание услуг;
• авторский заказ.

В  гражданско-правовой сделке должны отсутствовать условия, которые характерны для трудовых отношений. В первую очередь это касается формы оплаты, внутреннего распорядка компании, больничных и иных гарантий, присущих ТК РФ. Если в вашем договоре ГПХ будут признаки трудовых отношений, то ФНС переквалифицирует ваши взаимоотношения в трудовые, что приведёт к доначислению налогов, взносам и даже штрафам.

В договоре крайне рекомендуется указать, что исполнитель является самозанятым. Это сразу же устранит лишние вопросы в случае проверок. Кроме того, стоит также прямо указать обязанность внештатного исполнителя предоставить чек из приложения «Мой налог». 

Важно: помимо отсутствия признаков трудовых отношений, заказчику также нельзя работать с самозанятыми, которые числились у него сотрудниками в последние 2 года.

Цифровую подпись можно получить в удостоверяющем центре. Она имеет несколько форм:

• простую;
• неквалифицированную;
• квалифицированную.

В отношениях заказчик-самозанятый может быть использована любая из вышеперечисленных электронных подписей.

Формирование чека достаточно просто: самозанятому необходимо зайти в приложение «Мой налог» и выбрать соответствующую опцию.

Чек можно передать заказчику как в электронном виде, так и на бумажном носителе. Всё зависит от предпочтений сторон и конкретных обстоятельств дела.

Вне зависимости от сложности вашего сотрудничества преимущества электронного документооборота определённо понравятся как заказчику, так и исполнителю.