Бухгалтерский аутсорсинг — что это и кому нужно

Бывает так, что бухгалтер неожиданно увольняется или заболевает, когда необходимо сдавать отчётность. Случается, что он допускает ошибки, из-за которых возникают неприятности с налоговой, или работает слишком медленно, не успевает отслеживать важные изменения. Возможно, ему не хватает опыта или уверенности в себе. В любой из перечисленных ситуаций можно перевести бухгалтерию на аутсорсинг.

Бухучёт в сторонней организации — это передача функций штатного специалиста профессионалу, работающему в организации, которая специализируется на решении бухгалтерских задач. Термин «аутсорсинг» происходит от английских слов out (вне) и source (источник). То есть бухгалтерский аутсорсинг — это привлечение внешнего ресурса, приглашение специалиста извне.

Аутсорсинг бухгалтерских услуг в России разрешён на законодательном уровне. В 2016 году были приняты соответствующие поправки в Федеральный закон «О бухгалтерском учёте». Передача функций штатного бухгалтера третьему лицу регулируется частью 3 статьи 7 этого закона.

По статистике, в США услугами удалённых бухгалтеров пользуется до 90% компаний, относящихся к среднему и малому бизнесу. В европейских странах доля таких фирм около 85%. В 2021 году в России примерно 1 млн компаний и ИП доверили ведение бухгалтерского учёта специалистам, работающим на аутсорсе. Это лишь 15% от зарегистрированных на тот момент компаний и индивидуальных предпринимателей.

Бухгалтер на аутсорсинге — удобное решение для большинства компаний. 

Он подходит: 

• стартапам — сотрудники могут максимально сосредоточиться на развитии бизнеса, не распыляясь на прочие вопросы, и при этом не беспокоиться за качество учёта;
• малым и средним предприятиям — для оптимизации расходов;
• крупным организациям — для снижения операционных издержек за счёт передачи на аутсорсинг рутинных и трудозатратных задач;
• фирмам с несколькими учредителями — бухучёт будет прозрачным, у всех будет доступ к отчётности, можно не опасаться конфликта интересов;
• сезонному бизнесу — можно не содержать штатных специалистов, которые несколько месяцев в году ничем не заняты.

Многие организации сотрудничают с внештатным персоналом: самозанятыми, индивидуальными предпринимателями, физическими лицами. Вы можете сократить расходы на аутсорсинговую бухгалтерию и использовать платформу для работы с внештатниками, например Qugo. Она позволяет в автоматическом режиме:

• формировать чеки и подписывать акты;
• производить выплаты физлицам на банковские карты — перед каждой оплатой обязательно проверяется налоговый статус самозанятого исполнителя.

Все документы и информация о платежах хранятся в одном месте.

Обычно фирма, оказывающая бухгалтерские услуги дистанционно, может решать разные задачи. Комплекс услуг, которые вам требуются, вы определяете самостоятельно. Возможны пакетные предложения.

Обычно заказчикам доступны: 

• ведение бухгалтерского и налогового учёта;
• выполнение отдельных задач: расчёт заработной платы, обработка арендных платежей, учёт кассовых операций, подготовка авансовых отчётов;
• дополнительные услуги, которые не имеют прямого отношения к бухгалтерии: юридическая поддержка, кадровые вопросы, помощь в смене системы учёта .

Наиболее распространённый вариант — комплексный аутсорсинг. В этом случае в ведение сторонней компании передаются все вопросы, касающиеся бухгалтерии.

Каждый руководитель сам отвечает на этот вопрос. Необходимо принять во внимание потребности организации, качество работы штатной бухгалтерии, финансовые возможности. Дистанционное ведение бухгалтерского учёта имеет как плюсы, так и минусы.

Ведение бухгалтерского учёта сторонними специалистами имеет ряд преимуществ. Это: 

• высокий профессионализм сотрудников бухгалтерской фирмы: они прошли тестирование, хорошо обучены, владеют необходимыми навыками, следят за изменениями в законодательстве, поэтому со сдачей отчётности проблем не будет;
• контроль качества: фирма, оказывающая услуги бухгалтерского аутсорсинга, заинтересована в том, чтобы ошибок в работе не было, а если они случаются, их оперативно исправляют, причём в договоре можно прописать штрафы и возмещение ущерба;
• отсутствие необходимости самостоятельно решать кадровые вопросы: бухгалтерская компания сама нанимает сотрудников, обучает их, занимается их адаптацией, а если кто-то увольняется или заболевает, быстро находит замену;
• экономия средств: не надо платить зарплату штатным бухгалтерам и делать за них социальные отчисления, оборудовать для них рабочие места, покупать лицензионное программное обеспечение;
• возможность сосредоточиться на бизнес-задачах — особенно актуально для ИП, небольших фирм, стартапов;
• дополнительные услуги: компания-аутсорсер также может взять на себя кадровый учёт.

Недостатки при работе с бухгалтерами на аутсорсинге тоже есть. Это: 

• риск утечки данных: необходимо убедиться, что работа аутсорсинговой компании организована в соответствии с принципами информационной безопасности;
• необходимость оплачивать дополнительные услуги, которые штатный бухгалтер может оказывать бесплатно в соответствии с должностной инструкцией;
• необходимость тратить время на поиски надёжного подрядчика: если заключить договор с первой же найденной компанией, не проверяя её репутацию, есть риск, что она не сможет оказывать услуги на достаточно высоком уровне.

Также могут возникнуть сложности при работе с бухгалтером-фрилансером или небольшой фирмой. Они не всегда способны обеспечить высокую квалификацию сотрудников, быструю замену уволившегося или заболевшего специалиста, достойный уровень информационной безопасности.

В договоре на аутсорсинг бухгалтерских услуг, как и в любом другом подобном документе, указываются его предмет, срок действия, стоимость услуг, порядок расчётов, права и обязанности сторон. Но есть важные моменты в договорах, которые касаются именно бухгалтерского аутсорсинга.

Во-первых, желательно, чтобы в документе были прописаны правила оказания услуг. Бухгалтерия на аутсорсе — это сложная комплексная услуга, и наличие регламента обычно говорит в пользу компании, которая этим занимается. Существование свода правил указывает на то, что у фирмы есть стандарты, в соответствии с которыми она обучает сотрудников. Также в регламенте есть ответы на многие вопросы, которые могут возникнуть у клиента. Например, о сроках подготовки документов.

Во-вторых, надо обратить внимание на границы ответственности. Нередко срок ответственности бухгалтерской фирмы составляет 1 год, а возмещение ущерба не превышает стоимости обслуживания за последний квартал. Однако налоговая в рамках выездной проверки может изучать документы за последние три финансовых года. Поэтому при длительном сотрудничестве с бухгалтерской компанией лучше указывать в договоре: 

• срок ответственности — три года с момента сдачи отчётности;
• возмещение материального ущерба — в полной мере.

Компании, которые дорожат своей репутацией, обычно соглашаются на такие условия.

Многие руководители опасаются передавать бухгалтерские вопросы на аутсорсинг. Вызывают сомнения уровень информационной безопасности и прозрачность отношений с компанией-исполнителем. Поэтому солидные бухгалтерские фирмы: 

• предоставляют информацию об IT-инфраструктуре и протоколах безопасности, которые они используют;
• создают личные кабинеты, в которых заказчики видят, какие задачи сейчас в работе и когда они будут решены;
• предоставляют клиентам круглосуточный удалённый доступ к данным, с которыми они работают.

Также организация-подрядчик сама заинтересована в высоком качестве услуг, которые она оказывает. Любая ошибка может обернуться для неё финансовыми и репутационными потерями.

Чаще всего такие фирмы оказывают следующие виды услуг: 

• бухгалтерское консультирование;
• выборочный аутсорсинг;
• полный аутсорсинг.

Они различаются по объёму работ и степени вовлечённости внештатных специалистов.

В этом случае бухгалтер на аутсорсинге не ведёт учёт, а только отвечает на вопросы клиента. Такие услуги могут понадобиться, например: 

• если компания небольшая, в ней один-два бухгалтера, которые должны решать все задачи;
• если индивидуальный предприниматель ведёт самостоятельно всю деятельность, в том числе решает бухгалтерские вопросы;
• если появились сложные вопросы, на которые не может ответить штатный специалист, или возникла специфическая ситуация, с которой бухгалтер ранее не сталкивался.

Условия консультирования определяются договором. Например, консультации предоставляются круглосуточно или только в рабочее время, могут быть: 

• устными — по телефону или в онлайн-конференции;
• письменными — в чате или мессенджере.

Этот вариант выбирают, если отдельный участок или несколько участков работы оказываются для штатного бухгалтера особенно сложными или трудоёмкими. За счёт этого освобождается время для решения приоритетных бизнес-задач. Это особенно важно для небольших и средних компаний, а также индивидуальных предпринимателей, которые самостоятельно ведут бухучёт. На выборочный аутсорсинг можно передать, например, начисление и выплату заработной платы, обработку первичных документов.

Возможны другие подходы, когда бухгалтер на аутсорсинге решает: 

• наиболее ответственные задачи — ведение отчётности, начисление налогов;
• сложные и нестандартные вопросы, с которыми не могут справиться штатные специалисты.

Нередко услуги выборочного аутсорсинга заказывает главный бухгалтер, который хочет делегировать часть своих функций сторонним специалистам и сосредоточиться на решении наиболее важных задач.

Заказчиком такой услуги чаще выступает генеральный или финансовый директор организации. Это полная замена штатной бухгалтерии на удалённую. Услуги оказываются по принципу «всё включено». Бухгалтер на аутсорсинге: 

• обрабатывает и хранит всю первичную документацию;
• рассчитывает зарплату, налоги и взносы;
• формирует платёжные поручения в клиент-банке;
• подготавливает и сдаёт все виды отчётности.

К этому можно добавить дополнительные услуги, например: валютные операции, эквайринг, юридическое сопровождение.

Стоимость бухгалтерского обслуживания на аутсорсинге будет зависеть от комплекса услуг, выбранного налогового режима, количества сотрудников, объёма платежей и переводов и других факторов.

Бухгалтерский аутсорсинг — это легальный и выгодный вид сотрудничества со сторонней компанией, которая полностью или частично берёт на себя решение бухгалтерских задач. Он подходит большинству организаций, позволяет сэкономить и даёт возможность доверить ведение бухгалтерии квалифицированным специалистам. При этом необходимо тщательно выбирать компанию, с которой вы будете сотрудничать. Признаки надёжной бухгалтерской фирмы — хорошая репутация, безупречный профессионализм сотрудников, высокий уровень информационной безопасности.