7 частых ошибок в договоре с самозанятым

При сотрудничестве с самозанятыми исполнителями важно правильно оформлять договор ГПХ (гражданско-правового характера). Ведь любая ошибка в этом документе может обернуться для заказчика проблемами с ФНС (Федеральной налоговой службой). При грубых нарушениях компании или ИП придётся выплатить штраф, оформить исполнителя в штат, а также доплатить за нового работника НДФЛ и страховые взносы.

Какие ошибки чаще всего допускают заказчики в договоре с самозанятыми исполнителями? Как избежать негативных последствий для бизнеса? Давайте разбираться.

Чаще всего заказчики допускают следующие неверные действия: 

• Не закрепляют в договоре ГПХ статус плательщика НПД.
• Указывают в договоре должностные обязанности независимого исполнителя.
• Устанавливают для исполнителя график работы.
• При составлении документации используют терминологию, более характерную для трудового договора.
• Не указывают в договоре ГПХ необходимость передачи чека от самозанятого за оплаченные товары или услуги.
• Чётко устанавливают период выплат самозанятому.
• Прописывают в договоре различные бонусы для внештатного персонала.

Все эти неточности и нарушения законодательства могут привлечь внимание сотрудников ФНС. В этом случае будет инициирована дополнительная проверка не только налоговой службой, но и Рострудом (Федеральной службой по труду и занятости). В случае, если в ходе проверки будет выявлен факт подмены трудовых отношений, тогда бизнес ждут дополнительные расходы, требование перезаключения договора ГПХ на трудовой, доплаты исполнителю премий, компенсаций и прочих выплат за весь период его работы.

Юридическому лицу или ИП выгодно заключать договор ГПХ с независимым исполнителем, имеющим статус плательщика НПД (налога на профессиональный доход). Согласно Федеральному закону № 422-ФЗ от 27.11.2018 года, самозанятые сами платят за себя налоги и освобождены от обязательной уплаты страховых взносов. При этом важно, чтобы специальный налоговый статус такого исполнителя был зафиксирован в тексте договора.

Такую справку легко сформировать в личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС или в мобильном приложении «Мой налог». Также мы рекомендуем, чтобы заказчик перед каждой выплатой самостоятельно проверял статус исполнителя на сайте ФНС: для этого достаточно указать ИНН самозанятого.

Важно прописать в гражданско-правовом договоре пункт, согласно которому самозанятый исполнитель обязан своевременно сообщить об утрате права пользоваться специальным налоговым статусом (например, при снятии с учёта в ФНС или при превышении допустимого законом размера годового дохода). В этом случае заказчик обязан будет уплатить за исполнителя НДФЛ и страховые взносы, как за физическое лицо без специального налогового статуса. Своевременно полученные сведения о прекращении действия специального налогового режима позволят заказчику избежать дополнительных расходов и проблем с ФНС.

Чтобы обезопасить предприятие или ИП от недобросовестных действий исполнителя, в договоре нужно указать следующие пункты: 

• Исполнитель осуществляет оказание таких-то услуг с применением специального налогового режима. Причём здесь важно писать не «самозанятость», а название налогового режима — «Налог на профессиональный доход».
• Отдельно следует указать, что доход, получаемый исполнителем по данному гражданско-правовому договору, согласно закону № 422-ФЗ, не облагается НДФЛ.
• Если исполнитель утратит право пользоваться статусом плательщика НПД, он должен незамедлительно сообщить заказчику о данных изменениях. Эти сведения можно будет направить заказчику на электронную почту.
• При утрате исполнителем статуса плательщика НПД заказчик имеет право в одностороннем порядке расторгнуть договор. Гражданско-правовое соглашение может быть расторгнуто в течение трёх рабочих дней с момента получения извещения от исполнителя.
• Если исполнитель не уведомит заказчика об утрате статуса плательщика НПД, он (исполнитель) должен будет возместить в полном объёме убытки, которые понесёт заказчик (оплатить НДФЛ, страховые взносы, а также штрафы и пени).

Заказчик и исполнитель должны сотрудничать на сдельной основе. Если в договоре указана конкретная должность или те или иные функции, которые будет выполнять самозанятый (по сути, должностные обязанности), то сотрудники ФНС квалифицируют это как подмену трудовых отношений. Это, в свою очередь, будет грозить бизнесу дополнительными расходами (доплатой НДФЛ и страховых взносов, а также выплатой премий, отпускных и прочих выплат, полагающихся штатным работникам за установленный период).

Поэтому в договоре нужно корректно отображать сведения об оказываемых услугах. В документе следует указать конкретный результат, ради получения которого был заключён договор. Например, нельзя писать «фотограф, который создаёт контент для блога компании». Лучше написать «фотосъёмка для блога заказчика, посвященная Дню знаний». Вместо «SMM-специалист» стоит указать «проведение консультации по продвижению в социальных сетях» и так далее.

Само понятие «рабочий график» относится к трудовым отношениям. По этой причине его не стоит употреблять в тексте гражданско-правового соглашения с самозанятыми исполнителями. Наличие в договоре таких формулировок, как «график работы», «соблюдение рабочего режима», «обеденный перерыв» будет косвенно указывать на подмену трудовых отношений и может иметь для юрлица или ИП негативные последствия.

Кроме того, установление рабочего графика неуместно для сдельного формата сотрудничества. Самозанятые исполнители оказывают разовые услуги или выполняют проектные работы: при таком взаимодействии у заказчика не получится контролировать рабочий процесс. Заказчик может проконтролировать лишь готовый результат. Поэтому использовать в договоре термин «график работы» попросту некорректно.

Вместо графика работы в договоре ГПХ необходимо указать срок сдачи работы или проекта. Также важно прописать ответственность исполнителя за нарушение сроков (например, назначить штрафы за просрочку сдачи проекта).

В гражданско-правовом договоре нельзя использовать термины из Трудового кодекса. В тексте не должны встречаться такие понятия, как «работодатель» и «работник», «работа» и «зарплата». При сотрудничестве с самозанятыми можно использовать лишь альтернативные термины, больше подходящие для гражданско-правового соглашения («заказчик» и «исполнитель», «оказание услуг», «вознаграждение» или «гонорар»).

В противном случае некорректно используемая терминология вызовет подозрения у контролирующих органов. ФНС может инициировать дополнительные проверки с целью выявления переквалификации гражданско-правовых отношений в трудовые. 

Чек нужен независимому исполнителю для декларации своих доходов, полученных в результате профессиональной деятельности. На основе выданных чеков будет рассчитываться налог на профессиональный доход, который должен уплатить самозанятый. Иногда возникают ситуации, когда по тем или иным причинам исполнители не выдают чек своим заказчикам.

Для выдачи чека не нужно кассовое оборудование. Достаточно сформировать документ в приложении «Мой налог». При этом выдача чека возможна как в бумажной, так и в электронной форме (сформированный документ можно переслать заказчику на электронную почту или отправить через мессенджер).

Если плательщик НПД не провёл оплату и не задекларировал полученный доход, то он не заплатит с этой суммы налог. При выявлении такого нарушения на заказчика услуг перейдут функции налогового агента. Соответственно, юрлицо или ИП будут оплачивать за такого исполнителя НДФЛ и страховые взносы. Если бизнес откажется доплачивать налоги за самозанятого, то ФНС не только доначислит недостающую сумму НДФЛ, но и выставит предприятию штраф (порядка 40% от неуплаченной суммы), а также пени за просроченный платёж.

Нередко возникают ситуации, когда плательщик НПД сначала формирует чек и передаёт его заказчику, а позже или полностью аннулирует финансовый документ, или проводит вместо него другую операцию с меньшей суммой. Такие махинации позволяют исполнителю незаконным способом уменьшить сумму налоговых отчислений. Крайним в такой ситуации окажется заказчик, потому что именно бизнесу придётся нести налоговое бремя и выплачивать налоги и штрафы.

Чтобы избежать неприятностей с ФНС и исключить дополнительные расходы, важно грамотно составить договор: вписать в него ответственность исполнителя за невыданный, несвоевременно выданный, аннулированный или изменённый чек. В договоре ГПХ необходимо указать, что исполнитель обязуется выдавать чеки в установленные законом сроки. В случае несвоевременной выдачи чека исполнитель должен заплатить штраф (в установленном заранее размере за каждый день просрочки).

Некоторые заказчики забывают указать этот момент в договоре ГПХ. Такая ошибка может обернуться для бизнеса дополнительными финансовыми затратами.

Указание периода выплат для самозанятых исполнителей — нарушение требований закона № 422-ФЗ. Если плательщики НПД регулярно получают вознаграждение от заказчика (например, два раза в месяц, примерно одинаковыми суммами), то такие гражданско-правовые отношения могут вызвать подозрения у сотрудников ФНС. Есть риск, что сотрудничество с независимыми исполнителями будет переквалифицировано в трудовые отношения, что дорого обойдётся для заказчика услуг.

Минимизировать риски для предприятия можно. Для этого потребуется соотнести размер гонорара самозанятого с объёмом оказанных услуг. В договоре ГПХ нужно будет указать не период выплат, а порядок оплаты. 

Важно также указать в договоре способ передачи денег. При сотрудничестве с самозанятыми возможны следующие виды оплаты услуг: 

• наличные;
• безналичный перевод (на банковскую карту или на расчётный счёт).

Самозанятые не могут рассчитывать на социальные гарантии. Такая возможность не предусмотрена, поскольку плательщики НПД освобождены от обязательной уплаты в СФР (Социальный фонд России) страховых взносов. Эти взносы обычно за штатных сотрудников уплачивает работодатель.

У плательщиков НПД нет работодателя. Заказчики услуг не платят за исполнителей страховые взносы и по этой причине не предоставляют им никаких страховых гарантий. Самозанятым по закону № 422-ФЗ не полагаются оплата больничного, отпуска или другие социальные выплаты.

Бывают ситуации, когда для оказания услуг заказчик привлекает высококвалифицированного специалиста и, чтобы заинтересовать исполнителя и продемонстрировать лояльное отношение, соглашается на различные бонусы (медстраховка, обучение, спортзал и т.д.). Важно помнить, что такой щедрый жест доброй воли будет расценен ФНС как переквалификация трудовых отношений и повлечёт за собой негативные последствия для бизнеса.

Грамотно составленный гражданско-правовой договор с самозанятым позволит избежать проверок ФНС, признания переквалификации трудовых отношений и других негативных последствий. При этом бизнесу не всегда удаётся избежать типичных ошибок. Чаще всего нелепые оплошности случаются при большом потоке исполнителей, когда не хватает времени на тщательную проверку каждого составленного документа.

Онлайн-платформа Qugoв том числе  помогает юридическим лицам и ИП избежать типичных ошибок в договорах ГПХ. Заключение договоров происходит онлайн, в автоматическом режиме, на основании шаблонных форм документов, составленных опытными юристами.

На платформе автоматизирован весь документооборот. С помощью Qugo бизнес сможет быстро и безопасно заключать гражданско-правовые договоры с исполнителями, подписывать акты выполненных работ и своевременно получать чеки от самозанятых.

Все документы, связанные с тем или иным исполнителем, остаются в архиве и хранятся в личном кабинете пользователя. Это важный аспект, поскольку в случае спорных вопросов с ФНС подтвердить отсутствие трудовых отношений смогут не только грамотно составленный гражданско-правовой договор, но и бланки выданных технических заданий, акты выполненных работ и чеки об оплате услуг самозанятых исполнителей.

Проверка документов по каждому независимому исполнителю занимает много времени. При этом могут возникнуть ошибки, способные вызвать подозрения у сотрудников налоговой службы.

Грамотное составление гражданско-правового документа не требует много времени, если воспользоваться типовыми шаблонами или специальными сервисами для сотрудничества с самозанятыми. Автоматическая проверка контрагентов и готовые варианты договоров ГПХ помогут минимизировать риски и избежать нежелательных последствий. Если самозанятый утратил специальный налоговый статус, система уведомит заказчика и избавит его от возможных проблем с проверяющими органами.