Внештатный персонал в логистике: нюансы и подводные камни

На конец июня 2024 года в России зарегистрировано почти 10,7 млн самозанятых. Если смотреть, в каких отраслях оказывают услуги эти люди, то категория «Авто» занимает второе место. Это значит, что самозанятые всё чаще оказывают услуги по перевозке. Расскажем, как компании могут работать  с плательщиками НПД в логистике и как правильно составить договор ГПХ на транспортные и курьерские услуги.

Логистика «первой мили» — это доставка товара со склада продавца до основного распределительного склада. 

В логистике «первой мили» продавцу надо получить заказ, обработать его, собрать и передать в доставку. Для быстрого результата важно не допускать задержек на каждом из этапов — от поступления заказа до его передачи в доставку. Для этого лучше использовать собственную программу или ПО, которое есть на рынке, так как обрабатывать каждый заказ вручную долго и трудозатратно. Чтобы избежать задержек, советуем:

• Организовать работу склада или производства. Для сбора заказа в компании должна быть в наличии продукция, которую заказал покупатель, или быть точно известен срок изготовления товара, который будет сразу передан покупателю. Например, при изготовлении мебели.
• Передать товар в доставку до основного распределительного склада. С развитием интернет-торговли покупатели и продавцы находятся в разных городах, а иногда и странах. Поэтому доставка заказа в распределительный центр происходит в грузовом контейнере по суше или морю.

На «первой миле» компании не могут работать с самозанятым, на этом этапе все процессы проводятся штатными сотрудниками (работниками склада или организации) и крупными логистическими компаниями по договорам на грузоперевозку.

Логистика «средней мили» — это доставка товара с основного распределительного центра до регионального. На этом этапе товар распределяется по городам, в которых проживают покупатели, и доставляется на дальнемагистральных грузовых автомобилях.

Склад-распределительный центр сам выбирает контрагента, который занимается перевозкой груза. Это может быть:

• крупная транспортная компания;
• частный перевозчик.

Кого выбрать — зависит от сроков доставки и скорости отправления груза. Например, распределительный центр в Ростове-на-Дону на постоянной основе сотрудничает с компанией и частным перевозчиком-ИП на НПД с личной грузовой машиной. В компании сказали, что на данный момент собирают заказы на машину до Ярославля, поездка будет на следующей неделе. А частный перевозчик готов отправится в поездку прямо сегодня. Понятно, что в этой ситуации распределительному центру удобнее обратиться к самозанятому.

Как оформить договор с плательщиком НПД на доставку груза, расскажем дальше.

Логистика «последней мили» — это доставка товара от регионального центра до места нахождения покупателя. В этом случае используются курьерские доставки: пешие, на велосипедах или авто. В редких случаях — на грузовых машинах. Например, при доставке шкафа или дивана.

На этом этапе логистики многие компании-региональные центры сотрудничают с самозанятыми доставщиками, которые заберут товар и доставят его к покупателю. Из-за того, что объём таких заказов постоянно меняется, организации часто прибегают к услугам самозанятых курьеров.

Образцы формулировок договора с такими исполнителями приведём ниже.

В зависимости от того, к какой категории относятся контрагенты по доставке товаров, могут возникнуть определённые проблемы. Рассмотрим подробнее.

Участникам «первой и средней мили» удобнее работать с транспортными компаниями, которые оказывают специализированные услуги. В связи с тем, что грузы на этих этапах большие, продавцам и основным распределительным центрам надо учесть 2 нюанса:

1. Если вес груза более 0,5 тонны, у транспортно-логистической компании должна быть лицензия на грузоперевозки,;
2. Деятельность транспортной компании должна быть застрахована, или же грузоперевозчик обязуется покрыть все убытки собственными силами при порче товара в процессе перевозки.

Региональным распределительным центрам, то есть участникам «последней» мили», нет смысла сотрудничать с транспортно-логистическими компаниями, так как им не требуется отправлять заказы большими объёмами. Лучше обратиться к частным перевозчикам, в том числе и самозанятым.

Участники «средней и последней мили» могут оформлять перевозку и доставку груза или товара через ИП, то есть в небольших транспортных компаниях или у частников. Перед сотрудничеством уточните у контрагента, есть ли у него: 

• Лицензия. Если груз весит более 0,5 тонны — у ИП должна быть лицензия на перевозку груза. Никакого штрафа для распределительных центров не будет, но сотрудники ДПС могут задержать товары, что приведёт к просрочкам по договорам поставки. А значит и к штрафам по договорам с покупателями.
• Страховка или полная ответственность за товары. В случае порчи груза ИП покроет все убытки: прямые (за порчу товара) и дополнительные (ответственность за задержку заказа).

При других нарушениях все споры можно решить в суде, так как индивидуальный предприниматель отвечает по долгам перед контрагентами, в том числе и по судебным разбирательствам, всем своим имуществом.

При доставке заказов из регионального распределительного центра к покупателю чаще всего используют труд самозанятых. При таком сотрудничестве надо внимательно изучить закон, чтобы гражданско-правовые отношения не признали трудовыми.

Нельзя заключать договор с плательщиком НПД, если (ст. 4, 6 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ):

• это ваш бывший сотрудник и после расторжения трудового договора прошло менее 2 лет;
• доставка осуществляется не лично самозанятым, а другими лицами;
• доход плательщика НПД превысил 2,4 млн руб. за год или ФНС аннулировала его статус за другие нарушения, например, при перепродаже товаров

Также не стоит взаимодействовать с сотрудником склада в статусе самозанятого, если он должен находится на территории заказчика (регионального распределительного склада) в течение всего рабочего дня. Это один из признаков для переквалификации договора ГПХ в трудовой (письмо ФНС от 15.04.2022 № ЕА-4-15/4674).

В зависимости от того, какую услугу будет оказывать самозанятый, надо по своему составлять договор.

Если договор перевозки груза оформляется с самозанятым, укажите в договоре следующие обязательные условия:

1. Исполнитель является плательщиком НПД и ИП.

2. Конкретную услугу, срок оказания и сумму вознаграждения.

3. Правила отгрузки товара и подписания документов о приёмке груза.

Курьером может быть как физлицо-самозанятый, так и предприниматель на НПД.

1. Исполнитель является плательщиком НПД.

2. Конкретную услугу, срок действия договора.

3. Сумму вознаграждения за курьерские услуги и порядок оплаты.

Склад — это помещение, которое принадлежит компании и на нём хранятся товары. Может ли сотрудник склада работать по договору ГПХ? Да, может, но есть нюансы.

Организация может заключить договор ГПХ с физлицами без специального налогового статуса. В этом случае надо будет платить НДФЛ и страховые взносы, а также оплачивать больничные.

С плательщиками НПД, как с внештатными сотрудниками склада, оформлять договор ГПХ не рекомендуется. И вот почему:

• склад принадлежит заказчику, а значит исполнитель будет работать на территории компании;
• складские сотрудники работают по определённому графику;
• склад не может «существовать» без работников — нужно материально ответственное лицо, а также другие сотрудники, которые будут принимать и отгружать товары.

Однако компании могут обратиться к самозанятым для оказания складских услуг. Например, у плательщика НПД есть нежилая недвижимость, которую он оборудовал под склад. Компания может обратиться к самозанятому и передать на хранение свои товары.

• Логистика — это процесс доставки товаров от продавца к покупателю, который состоит из нескольких этапов — «миль». В зависимости от того, куда надо доставить товар, участники могут выбирать, с кем им сотрудничать — с транспортными компаниями, ИП или самозанятыми.
• Если распределительный центр решил работать с самозанятыми, то надо знать, что грузоперевозкой может заниматься только плательщик НПД с оформленным ИП. 
• Работая с самозанятыми главное — правильно составить договор и получить закрывающие документы (акт, чек). В противном случае такое сотрудничество могут признать трудовым и компании придётся уплачивать страховые взносы, НДФЛ и пени за несвоевременное перечисление денег в бюджет.
• Что касается складов: сотрудники могут быть оформлены как в штат, так и по договорам ГПХ.