Расходы компании при работе с самозанятыми

Сотрудничество с плательщиками налога на профессиональный доход (НПД)  — удобный формат для юридических лиц и ИП. Но при отсутствии чека или при некорректно оформленных закрывающих документах бизнес не сможет включить оплату услуг самозанятых исполнителей в свои расходы. Также иногда возникают ситуации, когда исполнители без предупреждения аннулируют чеки или забывают их выдать, или по какой-либо причине проводят неверную сумму. Такие ошибки и расхождения в отчётности заказчика и исполнителя неизбежно вызовут вопросы у налоговой службы.

Как заказчикам на УСН или других режимах налогообложения учесть расходы на услуги самозанятых? И какие документы помогут подтвердить факт оплаты? Давайте разбираться.

Чтобы бизнес мог включить оплату товаров или услуг самозанятого в свои расходы, бухгалтерии важно получить от исполнителя чек. Согласно части 8 статьи 15 Федерального закона №422-ФЗ от 27.11.2018г., именно этот платёжный документ является подтверждением оплаты юридических лиц и ИП за услуги или продукцию самозанятых. Если не будет чека, налоговая служба не будет принимать к сведению такие затраты: выписки со счетов и даже акты выполненных работ не являются подтверждающими документами (письмо ФНС №СД-4-3/2899@ от 20.02.2019г.).

Иногда могут возникать спорные ситуации, которые бизнесу придётся решать с Федеральной налоговой службой (ФНС). В таких случаях могут пригодиться любые другие документы, способные подтвердить факт сотрудничества юридического лица или ИП с самозанятым и произведённой оплаты: договор ГПХ и акт выполненных работ с указанием даты и перечня услуг (пригодится даже счёт, выставленный исполнителем на оплату). Если у юрлица или ИП выплата была проведена с расчётного счёта и есть соответствующая выписка, то доказать свою правоту.

До начала сотрудничества с плательщиком НПД  юридическим лицам и ИП желательно заключить гражданско-правовой договор. Но это требование не является обязательным. Согласно письму ФНС №СД-4-3/2899@ от 20.02.2019г., платежи в пользу независимых исполнителей могут осуществляться и без составления соглашения гражданско-правового характера (ГПХ). Такое возможно, если сделка нет строгих условий сотрудничества (сроков, требований и т.д.).

Договор ГПХ необходимо составить, если в нём важно прописать следующие аспекты: 

• сумму вознаграждения (особенно актуально для дорогостоящих проектов);
• сроки выполнения проекта;
• другие требования заказчика и обязанности сторон.

Плательщики НПД не обязаны выставлять счёт своим заказчикам (закон №422-ФЗ не предусматривает таких обязанностей для самозанятых). Как правило, счёт нужен бухгалтерии заказчика товаров или услуг, чтобы корректно провести оплату на карту или текущий счёт самозанятого. Плательщик НПД может выставить счёт тем способом, который ему удобен (каких-либо строгих требований или ограничений на этот счёт в законодательстве не предусмотрено).

Чтобы выставить заказчикам счёт на оплату, самозанятым достаточно воспользоваться одним из следующих способов: 

• приложением «Мой налог»;
• личным кабинетом на сайте ФНС;
• специальными платными сервисами;
• готовыми бланками.

Чек — главный платёжный документ, подтверждающий расходы компании или предпринимателя. Поскольку у самозанятых нет онлайн-касс, независимые исполнители формируют чек в мобильном приложении «Мой налог» и в электронном виде отправляют заказчикам. Это может быть как сам чек, так и QR-код или ссылка на него на сайте ФНС. При необходимости самозанятые могут распечатать заказчику бумажный чек из приложения «Мой налог».

Чек плательщика НПД не относится к кассовым документам и для его проверки не понадобится приложение ФНС «Проверка чеков».

Более эффективным решением станет контроль правильности заполнения всех данных и реквизитов, а именно: 

• ИНН плательщика;
• наименования предприятия и других сведений о заказчике;
• ИНН и данных об исполнителе;
• суммы вознаграждения;
• даты оплаты;
• назначения платежа;
• номера договора ГПХ (если он был заключён) и т.д.

При наличной оплате самозанятый обязан выдать чек сразу после получения денег (часть 3 статьи 14 закона №422-ФЗ). При безналичном расчёте исполнитель может отправить клиенту чек через некоторое время после оплаты, но не позднее 9-го числа следующего месяца. При любой форме расчётов чек должен быть обязательно сформирован и передан клиенту (письмо ФНС №ЗГ-3-20/8488@ от 22.12.2020г.).

Компании и ИП могут хранить чеки как в бумажном, так и в электронном виде. В обоих случаях платёжные документы будут иметь одинаковую силу для подтверждения расходов бизнеса на оплату самозанятому исполнителю.

Иногда плательщики НПД стремятся минимизировать свой доход и идут на подлог: аннулируют настоящие чеки, а затем заново проводят операцию на меньшую сумму. Заказчик о махинации может узнать слишком поздно, когда у бизнеса начнутся проблемы с налоговой службой. Чтобы обезопасить себя от проблем с ФНС в будущем, важно не только тщательно проверять чеки, но и просить у исполнителя акты выполненных работ.

Несмотря на то, что акт выполненных работ не является платёжным документом и не подтверждает расходы компании или предпринимателя, он позволяет разрешать спорные моменты. В акте указывается, за что конкретно произведена оплата, в каком объёме и в какой период, а также прописываются другие важные подробности сделки. По сути, акт выполненных работ не заменяет чек, но дополняет его, подробно описывая назначение платежа и детали сделки.

Расходы на оплату самозанятому могут быть учтены юрлицами и ИП при следующих системах налогообложения: 

• УСН (Упрощённая система налогообложения «Доходы минус расходы»);
• ОСНО;
• ЕСХН.

Для этого бизнес должен предъявить чек от самозанятого, распечатанный или отправленный из мобильного приложения «Мой налог». Согласно письму ФНС №СД-4-3/2899@ от 20.02.2019г., юрлица или ИП на УСН не могут подтвердить свои расходы одним лишь актом выполненных работ (этот документ нужен для подтверждения факта и периода расходов).

Согласно требованиям законодательства, все расходы бизнеса на оплату товаров и услуг самозанятых исполнителей должны быть подтверждены чеками (иначе они не будут учтены налоговой службой). При этом важно помнить о необходимости корректного составления платёжных документов. Если исполнитель допустил в чеке ошибку, он должен удалить его и провести новый документ с корректными данными. Без этой важной составляющей у бизнеса могут возникнуть существенные проблемы с налоговой службой.

Договоры гражданско-правового характера и акты выполненных работ не являются подтверждением оплаты услуг независимых исполнителей. Но в случае возникновения спорных ситуаций эти документы могут стать дополнением к выданному чеку.