Как выставить счёт заказчику: инструкция для самозанятых

Самозанятые не обязаны выставлять счета на оплату, но могут это делать по просьбе заказчика. Рассмотрим, зачем нужен такой документ и как самозанятому его сформировать.

По закону самозанятому не нужно выставлять счета клиентам. Формально достаточно чека. Основание — ст. 14 закона от 27 ноября 2018 года № 422-ФЗ.

На практике бизнесу приходится оформлять с самозанятыми договоры, счета и акты. Так бухгалтеры защищают компанию от претензий налоговой.

Специалисты из ФНС при проверках часто требуют доказательств того, что самозанятый получает деньги на сдельной основе, а не работает в компании. Стандартные договор, счёт и акт становятся такими доказательствами.

Мы рекомендуем предоставлять заказчику счета по его запросу. Выставить счёт можно за 5–10 минут, даже если делаете это впервые.

Единой формы нет, но у заказчика могут свои требования. Счёт оформляют в свободной форме.

Главное, чтобы в счёте были:

• банковские данные заказчика и исполнителя;
• название услуг или работ;
• конечная цена, которую заказчик перечислит самозанятому.

При этом сами компании могут вести отчётность по конкретным шаблонам. Если у вашего это так — вам пришлют шаблон. Если этого не сделают, выставляйте счёт в удобной форме.

С 2021 года счёт на оплату можно сформировать в приложении «Мой налог». Вот небольшая инструкция о том, как это сделать.

Шаг 1. Введите информацию о сделке. На стартовой странице нажмите кнопку «Новая продажа» и заполните раздел. Введите дату продажи, название товара или услуги, и их стоимость.

Затем следуйте алгоритму:

1. 1. Укажите статус контрагента.
   2. Заполните поля «ИНН» и «Наименование организации».
   3. Нажмите на кнопку «Выдать счёт».

Шаг 2. Укажите способ оплаты. Заказчик может провести оплату по расчётному счёту или по номеру телефона, привязанному к системе быстрых платежей.

Обратите внимание: безналичная оплата настраивается в разделе «Платежи». Если вы впервые пользуетесь приложением «Мой налог», рекомендуем заполнить этот раздел до начала работы со счетами и чеками.

Шаг 3. Нужен, если покупатель — физлицо. Введите контактные данные: ФИО, номер телефона, адрес электронной почты. После нажмите кнопку «Сохранить».

После этого приложение автоматически сформирует счёт. Вы можете сохранить документ в PDF или сразу же отправить его заказчику. Все выставленные счета хранятся в отдельном разделе и сгруппированы по месяцам.

Если допустить ошибку при создании счёта, отредактировать его уже не получится. Но вы можете выставить новый счёт — никаких проблем с тем, что выставленные счета не оплачены, у самозанятых не бывает.

Здесь алгоритм похож на выставление счёта в «Моём налоге» — только интерфейс другой.

Откройте личный кабинет плательщика НПД на www.nalog.gov.ru.

1. Добавьте новую продажу в разделе «Выручка».

2. Заполните все поля с информацией о сделке.

3. Нажмите на кнопку «Выдать счёт».

4. Выберите способ оплаты и укажите данные покупателя, если выставляете счёт для физлица.

Если заказчик просит сформировать документ по особой форме, можно заполнить его вручную.

Для этого скачайте форму документа и введите следующую информацию:

• • банковские реквизиты исполнителя: БИК, корреспондентский и расчётный счета;
  • дату и номер счёта на оплату;
  • данные поставщика и покупателя: ФИО, название, адрес, ИНН, номер телефона;
  • название товара или услуги;
  • сумму оплаты;

Счета выглядят примерно так:

Заполните документ, распечатайте его, подпишите и отправьте контрагенту.

Если хотите формировать и подписывать документы в электронной форме, можно воспользоваться сервисами электронного документооборота (ЭДО). Они позволяют работать со счетами без бумажной волокиты.

Если самозанятый допустит ошибку при создании счёта, скорее всего, бухгалтерия попросит переделать документ. В худшем случае она не заметит ошибку и подготовит некорректное платёжное поручение. Такую сделку банк может посчитать подозрительной.

На что стоит обратить особое внимание:

• реквизиты;
• наименование товара/услуги;
• сумма оплаты;
• название и ИНН компании.

Бухгалтерия заказчика составит платёжку и переведёт деньги исполнителю. Затем он формирует чек для этого счёта.

Чем счёт отличается от чека. Счёт не является обязательным документом, в отличие от чека, который необходим при завершении каждой сделки. Чек подтверждает получение самозанятым оплаты.

Счёт не может заменить чек, по нему не начисляется НПД. Основание — письмо ФНС от 13.01.2023 года № ЗГ-3-20/319@. Учесть сумму выплаты в расходах заказчик сможет только после получения чека.

Плательщики НПД могут выставлять счета на оплату по просьбе заказчика.

Счета нужны юрлицам и ИП для отчётности.

Законом не предусмотрены какие-либо требования к содержанию и форме такого документа.

Самозанятый исполнитель может сформировать счёт через приложение «Мой налог», на сайте налоговой службы, с помощью специальных сервисов или вручную.

При выставлении счёта важно не допускать ошибок в данных, чтобы избежать проблем с получением оплаты.