Риски и проблемы связанные с аутсорсингом

Многие компании и ИП передают обязанности по ведению определённого участка работы сторонним компаниям, например, ведение бухгалтерии или юридическое сопровождение. Но не все знают, что кроме этого можно взять «в аренду» работников. Насколько выгоден аутсорсинг, в том числе и по персоналу в 2024 году и как его оформить — читайте в нашей статье.

Аутсорсинг — это передача бизнес-процессов сторонней компании по договору возмездного оказания услуг. Заказчик платит только за результат. Кто из сотрудников аутсорсинговой компании выполняет работу — не важно. Заказчик не может предъявлять требования к специалисту, оказывающему услугу. 

Аутстаффинг — это заимствование работников сторонней компании. В этом случае заказчик заключает договор на предоставление временного персонала. Исполнитель — аккредитованные организации и частные агентства занятости. Заказчик может выбирать конкретных работников и предъявлять требования к их образованию и стажу.

С 2016 года аутстаффинг запрещён, как и другой заёмный труд (ч.1 ст.56.1 ТК РФ). Теперь компания может только заключить договор на предоставление труда работников (ст.341.1 ТК РФ). 

Основные сходства и различия аутсорсинга и аутстаффинга смотрите в таблице ниже.

Сдавать персонал в «аренду» могут частные агентства занятости и другие аккредитованные компании, в том числе и иностранные.

К частным агентствам предъявляются следующим требованиям (Постановление Правительства РФ от 30.11.2022 №2181):

• уставной капитал 1 млн руб. или больше;
• отсутствие задолженности по налогам и сборам;

К руководителю частного агентства также есть условия:

• наличие высшего образования и стажа работы в области трудоустройства не менее 2 лет за последние три года;
• отсутствие судимости за совершение преступлений против личности, а также экономические преступления.

Если компания подходит по этим параметрам, то для получения аккредитации частного агентства занятости надо подать заявление в Роструд. После того как организация пройдёт аккредитацию, её внесут в специальный реестр.

• Сокращение фонда оплаты труда. В некоторых случаях компании не нужен человек на целый день для выполнения работы, а на неполную ставку не все соглашаются из-за маленькой зарплаты. Например, микропредприятие может отдать на аутсорсинг бухгалтерию, кадровое делопроизводство и юридическое сопровождение. А с развитием бизнеса принять на целую ставку бухгалтера, а позже — кадровика и юриста.
• Ответственность аутсорсинговой компании. Исполнитель отвечает за  ошибки, совершённые им и его работниками, которые оказывают услугу — они оплачивают штрафы и пени, а также может участвовать в судебных разбирательствах (например, при порче имущества заказчика в ходе оказания услуг).
• Отсутствие кадровых вопросов и споров. При передаче бизнес-процессов заключается договор возмездного оказания услуг. А значит, у заказчика нет необходимости оформления сотрудников в штат и решать вопросы по линии бухгалтерии: кадровый и миграционный учёты, зарплата, отпуска, больничные и отчётность по работникам.

• Утечка информации. Передача дел аутсорсинговой компании — это страх, что информация попадёт в «плохие руки» . Для избежания этого риска надо тщательно проверять потенциальных исполнителей.
• Документальное оформление. Заключая договор с аутсорсинговой компанией, надо правильно его составить: подробно описать оказываемые услуги, сроки и стоимость, а также ответственность сторон и конфиденциальную информацию. Если в компании нет своего юриста, лучше обратиться в специализированную компанию для проверки договора на скрытые условия.
• Отсутствие контроля. Аутсорсинговая компания полностью отвечает за порученный участок работы. С одной стороны это хорошо, но с другой стороны руководитель компании может упустить что-то важное, так как будет отсутствовать должный контроль за персоналом исполнителя.

Это не все риски и преимущества, а только некоторые из них, которые наглядно показывают все стороны такой услуги.

Аутсорсинг официально нигде не запрещён, как и заёмный труд, но в случае с последним главным вопросом, на который надо ответить директору компании при выборе такого решения, — экономически выгодно ли заключать договор с частным агентством занятости. Именно такой подход используется в судебной практике, причём ФНС не имеет права оспаривать или оценивать экономическую выгоду. Решение и обоснование даёт руководитель компании-заказчика.

Есть ещё один риск — увольнение работника из-за передачи дел аутсорсинговой компании или «аренде» персонала. Суды в этом случае указывают на то, что сотрудника надо сокращать по причине отсутствия работы, а не увольнять при одностороннем изменении условий договора. Такой подход минимизирует риск обращения в суд за отстаиванием своих трудовых прав.

Чтобы подписать договор на передачу ведения бизнес-процессов, сделайте следующее:

1. Обоснуйте принятое решение. Это необязательный пункт, но лучше подстраховаться. Составьте документ, в котором распишите всю выгоду: экономия пространства и оборудования, минимизация издержек и прочее. Это будет доказывать, что передача дел аутсорсинговой компании экономически выгодна и обоснована.
2. Внесите изменение во внутренние документы при необходимости. Например, если на аутсорсинг передаётся бухгалтерия — в учётную политику.
3. Изучите аутсорсинговые компании на рынке. Проведите анализ судебной практики и изучите отзывы.
4. Подпишите договор о возмездном оказании услуг (ст. 779 ГК РФ). Важно правильно оформить отношения. Как уже говорилось, в договоре подробно пропишите услуги, которые будет оказывать аутсорсинговая компания, сроки, оплату, ответственность сторон, подтверждающие документы.
5. Согласуйте режим коммерческой тайны и подпишите соглашение. Таким образом вы подстрахуете свою компанию от утечки информации. В противном случае с аутсорсинговой компании можно будет взыскать штраф.

Когда компания берёт в «аренду» работников у частных агентств занятости — персонал не переходит к заказчику. Сотрудники остаются трудоустроенными в частном агентстве занятости. То есть организация просто заключает договор по предоставлению временного персонала в соответствии с ГК РФ. 

Правила заключения отношениях с частными агентствами занятости аналогичны тем, которые были указаны ранее для сотрудничества с аутсорсинговыми компаниями. Единственное, что надо проверить дополнительно — есть ли частное агентство занятости в реестре Роструда.

У аутсорсинга есть свои плюсы и минусы. Каждый руководитель оценивает их и принимает самостоятельное решение перед заключением договора. 

Можно сказать точно, если такой переход экономически выгоден — то стоит обратиться к специализированным компаниям.