Может ли ООО оплатить услуги самозанятому?

Юридические лица и индивидуальные предприниматели могут сотрудничать с самозанятыми. Это выгодно, потому что за них не нужно платить страховые взносы и НДФЛ. Поэтому многие ООО привлекают независимых исполнителей со специальным налоговым статусом для решения различных задач. Но оплата самозанятому лицу от юридического должна быть правильно оформлена.

Как самозанятым принимать оплату? Доступно несколько способов: 

• наличными;
• на банковскую карту.

Оформление оплаты самозанятым от юридического лица зависит от выбранного способа.

Этот вариант можно использовать, если организация сотрудничает с независимым исполнителем не удалённо. Закон этого не запрещает, но обязательно надо: 

• указать операцию в бухгалтерской отчётности;
• получить от самозанятого чек, подтверждающий факт оплаты, чтобы вычесть налоги из налогооблагаемой базы.

У самозанятого, если он не индивидуальный предприниматель на НПД, есть расчётный счёт и привязанная к нему банковская карта. Просто перечислить ему деньги по номеру карты бухгалтерия ООО не может. Для перевода понадобятся полные реквизиты: 

• имя получателя;
• номер расчётного счёта;
• наименование банка;
• БИК;
• корреспондентский счёт;
• код подразделения банка и его адрес.

Эту информацию должен предоставить самозанятый. Её можно найти в личном кабинете на сайте банка, в мобильном приложении или узнать у сотрудника банка.

При безналичном расчёте самозанятый тоже обязательно должен предоставить чек.

Российское законодательство не требует обязательно заключать договор между юридическим лицом и самозанятым. Но он может пригодиться, например, если плательщик НПД выполнит работу недостаточно качественно или не уложится в срок. Договор будет основанием для предъявления претензий. 

В договоре необходимо указать: 

• способ, которым перечисляется оплата самозанятому лицу от ООО;
• сроки оплаты: например, в течение 5 рабочих дней после принятия работ.

Также в договоре обязательно надо указать, что исполнитель применяет налог на профессиональный доход. Это объясняет, почему организация не платит за него налоги и страховые взносы.

Должен быть раздел с контактами и реквизитами. В нём указываются: 

• паспортные данные исполнителя: ФИО, ИНН, адрес проживания;
• полные реквизиты его банковской карты.

Если услуги, оказанные самозанятым, оплачиваются по безналичному расчёту, оформляется платёжное поручение. В нём надо указать: 

• в поле «Вид оплаты» — код 01;
• в поле «Очерёдность платежа» — код 5 (выплаты по договорам);
• в поле «Назначение платежа» — код 1, который означает выплату исполнителю по договору ГПХ.

Также в поле «Назначение платежа» нужно подробно указать, за что переводятся деньги. Например, «Оплата по договору подряда №44 от 15.09.2023 за услуги по дизайну корпоративного сайта». Нельзя использовать слова, которые могут указывать на трудовые отношения между заказчиком и исполнителем: «зарплата», «премия» и тому подобное. Если вы будете их употреблять, банк может заблокировать платёж, а налоговая — запросить дополнительные пояснения по операциям.

При расчётах с самозанятыми акты необязательны, однако обязательно требуется чек. Его самозанятый должен сформировать в мобильном приложении «Мой налог» и отправить заказчику по электронной почте или через мессенджер. Также он может распечатать чек и передать его в бумажном виде при личной встрече, если этот вариант удобен заказчику и исполнителю.

Подписывать чек не надо. Его нужно передать в бухгалтерию и приобщить к документам как доказательство того, что вы приняли работы и оплатили их.

В соответствии с законом, плательщик НПД должен сам оформить чек. Если он этого не сделал, напомните ему. Если и после напоминания самозанятый не прислал чек, на него можно пожаловаться в ФНС.

Самозанятый не обязан выставлять счета. Но бывает так, что юридическому лицу они требуются для отчётности. Может ли самозанятый выставлять счёт на оплату для юрлица? Да, причём это можно сделать несколькими способами: 

• оформить документ в мобильном приложении «Мой налог» или личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС;
• создать счёт самостоятельно в свободной форме.

В счёте надо указать: 

• полные данные исполнителя — ФИО, ИНН, номер телефона и адрес проживания;
• сведения об организации — название, ИНН;
• дату и номер документа;
• наименование товара или услуги;
• количество товаров или объём услуг;
• сумму оплаты.

Самозанятый может сняться с учёта и не поставить об этом в известность заказчика. Если в такой ситуации оплатить его услуги, исполнитель получит деньги, но не сможет предоставить чек. Организации придётся заплатить за него налоги и страховые взносы.

Также необходимо помнить, что с бывшим сотрудником, работавшим по трудовому договору, но получившим статус плательщика НПД, можно сотрудничать только через 2 года с момента его увольнения. При несоблюдении этого требования закона ООО должно будет уплатить НДФЛ и страховые взносы.

Устные сделки между самозанятым и ООО допускаются. Но без договора работать рискованно, особенно если речь идёт о сравнительно большом количестве товаров или объёме услуг.

Можно обойтись без договора, когда сделка совершается моментально. Например, организация заказала у флориста услуги по составлению букета с доставкой в офис и оплатила его работу в тот момент, когда он привёз заказ. В этом случае достаточно чека: он заменит договор и подтвердит легальность расходов.

ООО имеет право привлекать самозанятых для выполнения работ и оказания услуг с оплатой наличными или по безналичному расчёту. В этом случае важно правильно оформить оплату и получить от исполнителя чек. Самозанятый должен самостоятельно формировать чек и передать его в распечатанном виде или в цифровом формате — по электронной почте либо через мессенджер. В договоре, платёжном поручении и других документах ни в коем случае нельзя использовать слова, указывающие на трудовые отношения, например «зарплата» или «премия».