Часто возникают вопросы, нужно ли подписывать с самозанятыми акты приёмки выполненных работ, оказанных услуг? Ведь по закону единственный обязательный документ для плательщика НПД — это чек. Если акт нужен, то есть ли особенности его составления? Ответим на самые частые вопросы в этой статье.
Нужен ли акт, если есть чек?
Строго говоря, нет: по закону плательщик НПД обязан предоставить только чек. Однако в ответе на вопрос, какие закрывающие документы предоставляет самозанятый для ООО, ФНС в письме №СД-4-3/2899 от 20.02.2019 г. упомянула акт как полезный дополнительный документ. По мнению ФНС, акт можно оформлять в сделках с плательщиком НПД и помочь отразить налоговые расходы именно в том периоде, в котором они были совершены. Например, предоплата была сделана в одном месяце, а услуга оказана в другом, что подтверждается актом.
Для организаций акт на услуги самозанятого важен и по другим причинам:
- он подтверждает, что договор с плательщиком НПД действительно является гражданско-правовым, а не подменяет трудовой: в нём детально перечисляются выполненные работы;
- в случае строительных, ремонтных работ он необходим в учёте, чтобы переоценить стоимость основных средств — это делается на основании акта;
- в нём можно зафиксировать претензии по поводу оказанной услуги или выполненных работ, чтобы в дальнейшем была возможность подать в суд на недобросовестного исполнителя;
- на основании акта бухгалтер сможет определить, к какой статье расходов в учёте нужно отнести выплаты самозанятому. По чеку, где услуги и работы обычно описываются очень коротко, это сделать труднее.
Что делать, если самозанятый считает, что не должен составлять акт?
Часто самозанятые не предоставляют акт, мотивируя это тем, что они не знают, как его заполнить, у них нет принтера, чтобы его распечатать, и так далее. Во многих случаях это правда: например, штукатур-отделочник, который совсем недавно оформил самозанятость, скорее всего, действительно никогда не сталкивался с оформлением таких документов. Не зря налоговый учёт для самозанятых предельно упрощён, чтобы открыть своё маленькое дело в этом статусе мог любой человек, не напрягая себя вопросами документов и учёта.
Компания в этом случае может:
- подготовить акт самостоятельно, исполнителю останется только его подписать;
- заключить сделку с исполнителем через Qugo — здесь акты по каждой выполненной задаче формируются автоматически, что существенно экономит время.
Также дополнительной мотивацией для самозанятого должен стать тот факт, что акт ему тоже необходим — для собственной юридической безопасности. Акт служит дополнительным подтверждением того, что услуги были оказаны, а работы – выполнены. Такое подтверждение может понадобиться плательщику НПД, если заказчик попробует оспорить в суде выполнение условий договора, или не оплатит работу — тогда уже вы подадите в суд и предъявите подписанный клиентом акт. Чек не сможет в этом случае служить доказательством: ведь его выписывает сам исполнитель, а подпись заказчика на нём не предусмотрена.
Обязателен ли чек, если есть акт?
Чек входит в перечень закрывающих документов по самозанятым, но если уже есть договор и акт, обязательно ли юрлицу нужно требовать его от плательщика НПД?
Да, нужно. Об этом, например, говорится в том же письме ФНС №СД-4-3/2899 от 20.02.2019 г. Чек нужен, если вы планируете включать выплаченные самозанятому суммы в уменьшение налогооблагаемой прибыли. Без него ФНС такие расходы не примет.
Приемка заказчиком работы — что указать в акте
Заключаемый с самозанятым лицом акт приёмки работ или услуг по форме не отличается от аналогичных актов, которые вы подписываете с юрлицами или ИП. Реквизиты те же: дата и номер договора, наименование сторон, дата составления акта, перечень работ, услуг, период их выполнения, общая стоимость. В перечне выполненных работ и услуг желательна разбивка — отдельно указанная стоимость каждого пункта перечня.
Однако нужно помнить, что в случае с самозанятыми ФНС и другие инстанции при проверках особо обращают внимание на то, чтобы договор ГПХ с плательщиком НПД по факту не являлся заменой трудового договора. Признаком такой подмены при длительном сотрудничестве с самозанятым может послужить, например, составляемый ежемесячно акт, особенно, если каждый раз «закрывается» одна и та же сумма. Сути договора ГПХ больше соответствуют акты, которые заключаются по завершении определенного объема работ, а не периода. Логично, что у таких актов «рваный» график заключения — они не составляются в конце каждого месяца, — и сумма в них будет разная.
К примеру, вы заказываете тексты у самозанятого копирайтера. «Закрывать» актом каждый месяц отработанные им часы или количество написанных знаков подозрительно напоминает трудовые отношения. А вот акт на «Написание текстов для раздела "Холодильники", 55 тысяч знаков», — звучит логично.
Образец акта выполненных работ самозанятого
Акт необязательно должен быть именно таким, это просто образец.
